Eignungskriterien beantworten eine einzige Frage: Ist dieser Anbieter grundsätzlich in der Lage, den ausgeschriebenen Auftrag zu erfüllen? Sie beziehen sich auf das Unternehmen, nicht auf sein Angebot. Geprüft werden typischerweise die technische Leistungsfähigkeit über vergleichbare Referenzen, die fachliche Qualifikation der vorgesehenen Personen, die finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie Sozialversicherungs- und Steuerabgaben.
Der entscheidende Unterschied zu Zuschlagskriterien
Die wichtigste Einsicht für Anbieter ist die Trennung von Eignung und Zuschlag. Eignungskriterien sind eine Schwelle: erfüllt oder nicht erfüllt. Wer sie nicht erfüllt, scheidet aus, und zwar bevor sein Angebot inhaltlich überhaupt angeschaut wird. Zuschlagskriterien sind demgegenüber eine Bewertung: Sie vergleichen die zugelassenen Angebote untereinander und gewichten dabei typischerweise Preis und Qualität. Ein herausragendes Angebot rettet niemanden, der die Eignung nicht belegt hat. Diese Trennung ist rechtlich vorgegeben und dient dem Gleichbehandlungsgrundsatz — eine Vermischung, bei der Eignungsaspekte nochmals als Zuschlagskriterium bewertet werden, ist grundsätzlich unzulässig.
Was typischerweise verlangt wird
Die konkreten Kriterien setzt die Vergabestelle je Verfahren fest, aber die Kategorien wiederholen sich. Referenzen über vergleichbare Aufträge, meist mit Vorgaben zu Art, Volumen und Zeitraum. Angaben zu den vorgesehenen Schlüsselpersonen mit Qualifikation und Rollenerfahrung. Nachweise zur finanziellen Lage. Bestätigungen zu Sozialversicherungen, Steuern und, bei personalintensiven Leistungen, zur Einhaltung der massgeblichen Arbeits- und Lohnbedingungen. Dazu kommen je nach Auftragsart Zertifizierungen, Versicherungsnachweise oder branchenspezifische Bewilligungen.
Warum Angebote hier scheitern
Der häufigste Ausschlussgrund ist nicht mangelnde Leistungsfähigkeit, sondern die fehlende Belegbarkeit einer vorhandenen Leistungsfähigkeit. Ein Unternehmen hat die passende Referenz, aber sie ist über Projektordner verteilt und wird vor der Frist nicht gefunden. Ein Nachweis existiert, ist aber abgelaufen. Eine Bestätigung liegt bei einem Dritten und wurde zu spät angefordert. Diese Fehler entstehen aus fehlendem Vorlauf, nicht aus fehlender Qualifikation — und sie sind der Grund, warum die Vorbereitung des Nachweisbestands wirtschaftlich wichtiger ist als die Formulierungsarbeit am Angebot.
Verhältnismässigkeit der Kriterien
Eignungskriterien müssen in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Auftrag stehen und dürfen nicht über das hinausgehen, was für dessen Erfüllung nötig ist. Überhöhte Anforderungen — etwa Referenzen in einer Grössenordnung, die weit über dem ausgeschriebenen Auftrag liegt — schränken den Wettbewerb unnötig ein und sind unter Umständen angreifbar. Für Anbieter lohnt es sich deshalb, Kriterien nicht reflexartig als unerreichbar hinzunehmen, sondern zu prüfen, ob sie zum Auftrag im Verhältnis stehen.
Der Nachweisbestand als Infrastruktur
Weil sich die Kategorien über Verfahren hinweg wiederholen, lohnt sich ein strukturierter Nachweisbestand. Referenzen mit Art, Volumen, Auftraggeber und Jahr. Personendossiers mit Rollen, Projektzeiträumen und Zertifikaten. Bestätigungen mit Ausstellungsdatum, damit die Aktualität sichtbar bleibt. Wer diesen Bestand einmal aufbaut und pflegt, reduziert den Aufwand jeder weiteren Submission erheblich — der Einstieg ist einmalig teuer, danach ist er billig.
Praktische Reihenfolge
Aus alledem folgt eine klare Bearbeitungsreihenfolge. Zuerst die Eignungskriterien aus den Unterlagen extrahieren und gegen den eigenen Nachweisbestand halten. Erst wenn feststeht, dass die Eignung belegbar ist, lohnt sich der Aufwand für Kalkulation und Angebotstext. Diese Reihenfolge klingt selbstverständlich, wird aber regelmässig umgedreht — mit dem Ergebnis, dass Kapazität in Angebote fliesst, die an der ersten Prüfstufe scheitern.