Projektmanagement für IT-Dienstleister: Projekte und Wartung im selben Tool
Aktualisiert: 2026-09
IT-Dienstleister arbeiten in zwei Modi gleichzeitig: geplante Projekte und ungeplanter Support. Wer nur die Projekte plant, plant an der Realität vorbei, weil Störungen dieselben Personen binden. Nötig ist eine gemeinsame Sicht auf beide Arten von Arbeit.
Ein typisches Systemhaus führt parallel Einführungsprojekte, Migrationen und einen laufenden Wartungsvertrag. Beide Arten von Arbeit greifen auf dieselben Personen zu, folgen aber unterschiedlicher Logik: Projekte haben Termine und Meilensteine, Support hat Reaktionszeiten und Unterbrechungen.
Werden beide getrennt geführt — Projekte im Projekttool, Tickets im Servicesystem —, entsteht eine Planungslücke. Die Auslastung sieht auf dem Papier tragbar aus, während dieselbe Person in Wirklichkeit vormittags in einer Störung steckt und nachmittags an einem Meilenstein arbeiten soll. Sichtbar wird das erst, wenn ein Termin bereits gerissen ist.
So geht’s
- 01
Beide Arbeitsarten in einer Kapazitätssicht führen
Auch wenn Tickets im Servicesystem bleiben: Der gebundene Anteil muss in der Ressourcenplanung auftauchen. Ohne diesen Block ist jede Projektplanung systematisch zu optimistisch.
- 02
Erfahrungswerte für Supportlast erheben
Über einige Wochen messen, welcher Anteil der Zeit tatsächlich in ungeplante Arbeit fliesst. Dieser Wert ist pro Betrieb stabiler, als er sich anfühlt, und ist die Grundlage jeder belastbaren Zusage.
- 03
Zeiterfassung an die Arbeit koppeln
Erfassung im selben Werkzeug, in dem die Aufgabe liegt. Getrennte Systeme führen zu Nacherfassung am Freitagnachmittag — und damit zu Zahlen, die für Nachkalkulation und Rechnungstellung unbrauchbar sind.
- 04
Abrechenbar und nicht abrechenbar sauber trennen
Wartungspauschalen, Gewährleistung und Projektarbeit haben unterschiedliche wirtschaftliche Folgen. Wer das nicht bei der Erfassung trennt, kann es später nicht mehr rekonstruieren.
- 05
Risiken am Projekt statt im Protokoll führen
Abhängigkeiten von Kundenseite — Freigaben, Zugänge, Ansprechpersonen — gehören sichtbar ans Projekt. Bei IT-Projekten liegt die häufigste Verzögerungsursache ausserhalb des eigenen Teams.
Warum es hier passt
Flenio verbindet Projektsteuerung mit Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Schweizer QR-Rechnung. Für Dienstleister, die dieselben Stunden planen, erfassen und verrechnen, entfällt damit der Bruch zwischen drei Systemen.
Die Timeline-Ansicht zeigt Abhängigkeiten und Meilensteine, während das Board den laufenden Betrieb abbildet — beide auf derselben Datenbasis, ohne doppelte Pflege.
Häufige Fragen
Ersetzt Flenio unser Ticketsystem?
Nicht zwingend. Viele Dienstleister behalten ihr Servicesystem für Störungen und führen Projekte sowie Kapazitätsplanung in Flenio. Wichtig ist, dass die gebundene Supportzeit in der Planung sichtbar bleibt.
Ist die Zeiterfassung für die Nachkalkulation brauchbar?
Ja, sofern sie an der Aufgabe erfolgt und nicht nachträglich. Die Erfassung im selben Werkzeug ist der wesentliche Unterschied zwischen Schätzwerten und belastbaren Zahlen.
Wie steht es um die Datenhaltung bei Kundenprojekten?
Flenio hostet in Zürich und ist auf revDSG und DSGVO ausgelegt. Bei Projekten für regulierte Branchen ist das regelmässig Teil der Ausschreibungsunterlagen.
Funktioniert das auch für kleine Teams?
Ja. Gerade bei fünf bis fünfzehn Personen ist der Effekt gross, weil dort einzelne Personen gleichzeitig in Projekten und im Support stehen — genau die Konstellation, die getrennte Systeme unsichtbar machen.
Flenio
Flenio verbindet Projektsteuerung mit Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Schweizer QR-Rechnung. Für Dienstleister, die dieselben Stunden planen, erfassen und verrechnen, entfällt damit der Bruch zwischen drei Systemen.
Die Timeline-Ansicht zeigt Abhängigkeiten und Meilensteine, während das Board den laufenden Betrieb abbildet — beide auf derselben Datenbasis, ohne doppelte Pflege.