Im freihändigen Verfahren vergibt eine öffentliche Stelle einen Auftrag direkt an einen Anbieter, ohne ihn vorher auszuschreiben. Es ist damit das Gegenstück zum offenen Verfahren und die am wenigsten formalisierte Vergabeart. Weil es den Wettbewerb einschränkt, ist es nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig — und genau diese Voraussetzungen sind für Anbieter interessant, in zwei entgegengesetzte Richtungen.
Die zwei Zulässigkeitsgründe
Ein freihändiges Verfahren kann aus zwei ganz verschiedenen Gründen zulässig sein. Der erste ist der Auftragswert: Unterhalb bestimmter Schwellen wäre ein förmliches Verfahren unverhältnismässig, weshalb die Direktvergabe erlaubt ist. Das ist der quantitativ häufigste Fall und betrifft eine grosse Zahl kleinerer Aufträge. Der zweite Grund ist sachlicher Natur: Auch oberhalb der Schwellen ist eine Direktvergabe in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen möglich. Diese Ausnahmetatbestände sind abschliessend aufgezählt und eng auszulegen, weil sie eine Abweichung vom Wettbewerbsprinzip darstellen.
Typische Ausnahmetatbestände
Zu den gesetzlich vorgesehenen Konstellationen gehören etwa Fälle, in denen aus technischen oder rechtlichen Gründen nur ein einziger Anbieter die Leistung erbringen kann, oder in denen eine unvorhersehbare Dringlichkeit ein förmliches Verfahren ausschliesst. Weiter kommen Anschlussaufträge in Betracht, bei denen ein Wechsel des Anbieters unverhältnismässige Nachteile brächte, sowie Fälle, in denen ein vorangegangenes Verfahren ergebnislos blieb. Entscheidend ist, dass die Vergabestelle das Vorliegen eines solchen Grundes belegen können muss — die blosse Zweckmässigkeit einer Direktvergabe genügt nicht.
Warum das für Anbieter in zwei Richtungen relevant ist
Die erste Richtung ist die Chance. Ein erheblicher Teil der öffentlichen Beschaffung findet unterhalb der Schwellen statt und damit potenziell freihändig. Diese Aufträge werden nicht ausgeschrieben und sind über eine Suche nicht auffindbar — der Zugang läuft über Bekanntheit bei der Vergabestelle, über bestehende Referenzen und darüber, dass man als leistungsfähiger Anbieter in Erinnerung ist. Für kleinere und regionale Unternehmen ist das oft der realistischere Marktzugang als der Wettbewerb in grossen offenen Verfahren.
Die andere Richtung: der Beschwerdegrund
Die zweite Richtung betrifft den Rechtsschutz. Wenn eine Vergabestelle einen Auftrag freihändig vergibt, für den ein förmliches Verfahren erforderlich gewesen wäre, ist das rechtlich angreifbar. Dasselbe gilt für die künstliche Aufteilung eines Vorhabens in mehrere kleine Aufträge, um unter die Schwellen zu gelangen. Ein Anbieter, der sich dadurch um eine Teilnahmemöglichkeit gebracht sieht, kann das geltend machen. Ob ein solcher Schritt sinnvoll ist, ist immer auch eine geschäftliche Frage — er ist selten der Beginn einer guten Beziehung zu einer Vergabestelle, mit der man weiter arbeiten möchte.
Publikation trotz Direktvergabe
Auch freihändige Vergaben werden je nach Konstellation publiziert, insbesondere wenn sie oberhalb bestimmter Schwellen aufgrund eines Ausnahmetatbestands erfolgen. Diese Publikationen sind für Anbieter aufschlussreich: Sie zeigen, in welchen Bereichen eine Vergabestelle direkt vergibt und an wen. Wer diese Muster über die Zeit verfolgt, erkennt, wo eine Positionierung als möglicher Anbieter Sinn ergibt — und das ist eine Information, die aus reinen Ausschreibungssuchen nicht hervorgeht.
Praktische Konsequenz
Für Anbieter folgt daraus eine zweiteilige Strategie. Im ausgeschriebenen Bereich zählt Systematik: Publikationen zuverlässig erfassen, Unterlagen sorgfältig durcharbeiten, Nachweise bereit halten. Im freihändigen Bereich zählt Sichtbarkeit: bei den relevanten Vergabestellen bekannt sein, Referenzen aus der Region vorweisen können, erreichbar und verlässlich sein. Beide Wege ergänzen sich, und ein Unternehmen, das nur den ersten verfolgt, übersieht einen substanziellen Teil des Marktes.