E-Rechnung einführen: Versandpflicht ab 2027
Unternehmen in Deutschland vor der Versandpflicht sowie Schweizer und österreichische Anbieter, deren deutsche Kunden strukturierte Rechnungen verlangen.
Aktualisiert: 2026-11
In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können. Versenden müssen sie Unternehmen mit mehr als 800 000 Euro Umsatz im Jahr 2026 ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab 2028. Wir führen die E-Rechnung ein: Formatwahl, Erzeugung aus Ihren Systemen, Empfang, Prüfung und Archivierung.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Viele Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme können das nur teilweise, und gerade individuelle Abrechnungen aus eigenen Systemen oder SaaS-Abos brauchen eine Anpassung.
Für Schweizer Anbieter ohne Niederlassung in Deutschland gilt die Pflicht nach der Auslegung der deutschen Finanzverwaltung in der Regel nicht. Deutsche Kunden stellen ihre Prozesse aber um und bevorzugen Lieferanten, die strukturierte Rechnungen liefern.
Was Sie erhalten
Pflichtenklärung
Ab wann für Ihr Unternehmen Versand und Empfang verpflichtend sind, inklusive Übergangsregeln und Ausnahmen.
Formatentscheid
Begründete Wahl zwischen XRechnung, ZUGFeRD und weiteren Formaten nach Kundenstruktur und Systemlandschaft.
Erzeugung aus Ihren Daten
Anbindung oder Anpassung der Systeme, aus denen Rechnungen entstehen, bis zur korrekten Ausgabe im gewählten Format.
Empfang und Prüfung
Eingangsweg für E-Rechnungen, Validierung und Übergabe an Buchhaltung und Freigabeprozess.
Ablauf
- 01
Bestandsaufnahme
Rechnungswege, Systeme, Kundengruppen und Umsatzschwelle erfassen.
- 02
Konzept
Formate, Versandwege und Empfangsprozess festlegen, Archivierung klären.
- 03
Umsetzung
Systeme anpassen oder anbinden, Testrechnungen erzeugen und validieren.
- 04
Start
Umstellung mit ausgewählten Kunden, danach schrittweise für alle.
Preisrahmen
Abhängig von Zahl und Art der rechnungsstellenden Systeme; Konzept mit festem Umfang, Anpassungen nach Aufwand oder Festpreis.
Indikativ, kein verbindliches Angebot — der Rahmen wird im Scoping bestätigt.
Was bestimmt den Preis? → Kosten-Ratgeber
Übergeordnete Leistung: Digitale Transformation
Häufige Fragen
Zählt für die 800 000-Euro-Grenze nur der Umsatz mit Unternehmen?
Nein. Massgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt der Umsatz des Jahres 2026.
Müssen Schweizer Anbieter E-Rechnungen ausstellen?
Nach Auslegung der deutschen Finanzverwaltung gilt die Pflicht nur, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind. Viele deutsche Kunden wünschen sie trotzdem.
Reicht ein PDF mit eingebetteten Daten?
Ja, wenn es ein normkonformes Hybridformat wie ZUGFeRD ist. Ein normales PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen nicht.
E-Rechnung einführen: Versandpflicht ab 2027
Unternehmen in Deutschland vor der Versandpflicht sowie Schweizer und österreichische Anbieter, deren deutsche Kunden strukturierte Rechnungen verlangen.