Checkliste: Bid/No-Bid-Entscheid bei öffentlichen Ausschreibungen
Für: Anbieter öffentlicher Aufträge
Aktualisiert: 2026-11
Ein guter Bid/No-Bid-Entscheid prüft zuerst die K.-o.-Kriterien und Eignungsnachweise, bewertet dann Referenzen, Kapazität, Preisposition, Vertragsrisiken und strategischen Wert auf einer festen Skala und hält das Ergebnis mit Begründung fest. Er fällt innert weniger Tage nach Publikation und wird nach der Fragerunde überprüft.
Diese Checkliste übersetzt den Bid/No-Bid-Entscheid in prüfbare Schritte. Sie ist für Unternehmen geschrieben, die regelmässig an Ausschreibungen auf simap teilnehmen und ihre Angebotskapazität gezielter einsetzen wollen.
Die Reihenfolge ist bewusst: Was zum Ausschluss führt, wird zuerst geprüft. Alles andere ist Bewertung.
Die Checkliste
- 01
Unterlagen vollständig beschaffen
Alle Dokumente der Ausschreibung herunterladen und Fristen für Fragen, Begehung und Einreichung in den Kalender eintragen.
Erledigt, wenn: Alle Fristen stehen mit verantwortlicher Person im Kalender, die Unterlagen sind an einem Ort abgelegt.
- 02
K.-o.-Kriterien prüfen
Jedes Muss-Kriterium und jedes Eignungskriterium mit dem vorhandenen Nachweis abgleichen.
Erledigt, wenn: Eine Liste zeigt für jedes Kriterium den konkreten Nachweis oder markiert eine Lücke; bei einer unschliessbaren Lücke ist der Entscheid No-Bid.
- 03
Referenzen abgleichen
Prüfen, ob Referenzen in Inhalt, Grösse und Auftraggebertyp passen und die Referenzgeber erreichbar sind.
Erledigt, wenn: Die passenden Referenzen sind benannt und ihre Freigabe zur Nennung ist eingeholt.
- 04
Kapazität sichern
Verfügbarkeit der verlangten Schlüsselpersonen im Ausführungszeitraum klären.
Erledigt, wenn: Die Schlüsselpersonen haben ihre Verfügbarkeit bestätigt; Abwesenheiten im Zeitraum sind bekannt.
- 05
Zuschlagskriterien und Preisposition einschätzen
Gewichtung der Zuschlagskriterien lesen, den Preisanteil beachten und die eigene Position gegenüber absehbaren Mitbewerbern einschätzen.
Erledigt, wenn: Für jedes Zuschlagskriterium liegt eine Einschätzung der eigenen Stärke auf der festen Skala vor.
- 06
Vertragsrisiken prüfen
Vertragsentwurf auf Konventionalstrafen, Haftung, Abnahme, Gewährleistung und Zahlungsbedingungen durchsehen.
Erledigt, wenn: Kritische Klauseln sind markiert und entweder akzeptiert oder als Frage für die Fragerunde vorbereitet.
- 07
Entscheiden und dokumentieren
Im kleinen Kreis entscheiden und das Ergebnis mit Punktzahl, Begründung und Kontrollpunkt nach der Fragerunde festhalten.
Erledigt, wenn: Der Entscheid ist mit Datum, Beteiligten, Punktzahl und Begründung abgelegt, auch bei No-Bid.
Häufige Fehler
- —Ein Angebot beginnen, bevor die Eignungsnachweise geprüft sind, und die Lücke erst kurz vor Fristende bemerken.
- —Aus Rücksicht auf die Beziehung zum Auftraggeber bieten, obwohl die Chancen gering sind.
- —Die Fragerunde nicht nutzen, um unklare Kriterien oder Vertragsklauseln zu klären.
- —Entscheide nicht festhalten und deshalb nie lernen, welche Einschätzungen zutrafen.
Was diese Checkliste nicht abdeckt
- —Die Checkliste ersetzt keine rechtliche Beurteilung von Ausschreibungsunterlagen oder Vertragsklauseln; bei Zweifeln an der Rechtmässigkeit einer Ausschreibung ist eine Fachperson beizuziehen.
- —Sie gibt keine Gewichtung der Kriterien vor. Diese muss jedes Unternehmen anhand seiner Strategie und Erfolgshistorie selbst festlegen.
- —Fristen und Rechtsmittel richten sich nach dem anwendbaren Recht und der konkreten Ausschreibung.
Übergeordnete Leistung: IT-Beratung
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Häufige Fragen
Wie schnell sollte der Entscheid fallen?
Ein erster Entscheid innert weniger Tage nach der Publikation, ein zweiter Kontrollpunkt nach der Fragerunde.
Wer sollte entscheiden?
Geschäftsleitung und fachlich verantwortliche Person, vorbereitet von jemandem, der das Angebot nicht selbst schreibt.
Lohnt sich ein Bid mit schwacher Referenzlage?
Nur als bewusste strategische Investition, nicht aus Hoffnung. Das gehört in die Begründung.
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