E-Mail oder sicheres Mandantenportal: wie Kanzleien und Treuhänder vertraulich kommunizieren
Aktualisiert: 2026-10
E-Mail bleibt für Terminabsprachen und allgemeine Kommunikation praktisch. Für vertrauliche Dokumente und sensible Mandatsinformationen ist ein sicheres Mandantenportal meist die bessere Wahl: klare Zugriffsrechte, verschlüsselte Ablage, nachvollziehbarer Austausch und keine Kopien in fremden Postfächern. Viele Kanzleien kombinieren beides mit klaren Regeln.
E-Mail ist das Werkzeug, das alle Mandanten bedienen können. Für den Austausch vertraulicher Unterlagen ist sie aber nur bedingt geeignet: Nachrichten liegen in mehreren Postfächern, werden weitergeleitet, und eine durchgehende Verschlüsselung bis zum Empfänger ist im Alltag die Ausnahme.
Ein Mandantenportal löst diese Probleme, verlangt aber, dass Mandanten ein weiteres Werkzeug nutzen. Diese Abwägung beschreibt, wann welcher Weg passt und wie sich beide sinnvoll kombinieren lassen.
Im direkten Vergleich
| Kriterium | Sicheres Mandantenportal | |
|---|---|---|
| Vertraulichkeit | Transportverschlüsselung meist vorhanden, durchgehende Verschlüsselung selten; Kopien in mehreren Postfächern. | Verschlüsselte Ablage, Zugriff nur für Berechtigte, keine Kopien in fremden Postfächern. |
| Bedienbarkeit | Für alle vertraut, keine Einrichtung nötig. | Erfordert Anmeldung; einfache Gestaltung entscheidet über die Akzeptanz. |
| Dateiaustausch | Grössenbeschränkungen, Versionen schwer nachvollziehbar. | Strukturierter Austausch pro Mandat, auch für grosse Dateien. |
| Nachvollziehbarkeit | Verteilt über Postfächer, schwer zu dokumentieren. | Zentral pro Mandat, mit Protokoll, wer wann was abgerufen hat. |
| Aufwand | Kein zusätzlicher Aufwand. | Einführung, Betrieb und Unterstützung der Mandanten. |
| Datenschutz | Fehlversand an falsche Empfänger ist eine häufige Ursache von Datenpannen. | Fehlversand weitgehend ausgeschlossen; Zugriff lässt sich entziehen. |
Wann E-Mail besser ist
- —Es geht um Terminabsprachen, allgemeine Auskünfte oder Unterlagen ohne vertraulichen Inhalt.
- —Mandanten haben ausdrücklich der Kommunikation per E-Mail zugestimmt und kennen die Risiken.
- —Die Kanzlei ist sehr klein und tauscht selten vertrauliche Dokumente aus.
Wann Sicheres Mandantenportal besser ist
- —Regelmässig werden vertrauliche Dokumente ausgetauscht, etwa Verträge, Steuerunterlagen oder Gesundheitsinformationen.
- —Mehrere Personen auf Mandantenseite sind beteiligt, und Zugriffe sollen gezielt vergeben und entzogen werden.
- —Nachvollziehbarkeit des Austauschs ist wichtig, etwa für die Dokumentation eines Mandats.
Unsere Einschätzung
Für die meisten Kanzleien und Treuhandbüros ist eine Kombination sinnvoll: E-Mail für Absprachen und allgemeine Kommunikation, ein sicheres Portal für vertrauliche Unterlagen. Entscheidend sind klare Regeln, die Mitarbeitende und Mandanten kennen — was per E-Mail gehen darf und was ins Portal gehört.
Ein Portal muss vor allem einfach sein; ein kompliziertes Portal wird umgangen und treibt Mandanten zurück zur E-Mail. Bei der Auswahl oder Entwicklung zählen Datenhaltung, Verschlüsselung, Berechtigungen pro Mandat, Protokollierung und eine Bedienung, die auch ohne Einführung funktioniert.
Übergeordnete Leistung: Individualsoftware-Entwicklung
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Häufige Fragen
Ist unverschlüsselte E-Mail mit dem Berufsgeheimnis vereinbar?
Das ist eine berufsrechtliche Frage, die von Inhalt und Einwilligung abhängt. Viele Kanzleien holen für die E-Mail-Kommunikation eine Einwilligung der Mandanten ein und verwenden für sensible Unterlagen sichere Kanäle.
Akzeptieren Mandanten ein Portal?
Ja, wenn es einfach ist: Anmeldung ohne Hürden, klarer Überblick pro Mandat und Benachrichtigung bei neuen Dokumenten. Komplizierte Portale werden umgangen.
Braucht es eine eigene Entwicklung?
Nicht zwingend. Viele Kanzleisoftware-Anbieter bieten Portale an. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn spezifische Abläufe, Integrationen oder Anforderungen an die Datenhaltung bestehen.