Die meisten Rechnungen werden heute zwar elektronisch verschickt, aber als PDF, das beim Empfänger abgetippt oder mit Texterkennung ausgelesen wird. Eine E-Rechnung im Sinne der Norm enthält die Rechnungsdaten dagegen strukturiert, sodass sie ohne Medienbruch in die Buchhaltung übernommen werden können.
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist ein reines Datenformat, die deutsche Ausprägung der Norm EN 16931, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF für das menschliche Auge mit eingebetteter strukturierter Datei, inhaltlich deckungsgleich mit dem französischen Factur-X. Beide gelten in Deutschland als E-Rechnung, sofern sie normkonform sind.
Pflichten in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800 000 Euro überstieg, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Kleinunternehmer sind vom Versand ausgenommen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ebenfalls. Nach Auslegung der Finanzverwaltung gilt die Pflicht nur, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind.
Schweiz und Österreich
In der Schweiz gibt es keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Die Bundesverwaltung verlangt seit 2016 von Lieferanten ab einem Auftragswert von 5000 Franken elektronische Rechnungen. In Österreich sind E-Rechnungen an den Bund seit 2014 verpflichtend; eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen besteht nicht. Schweizer und österreichische Anbieter mit deutschen Kunden werden trotzdem zunehmend nach strukturierten Rechnungen gefragt.
Was Unternehmen tun sollten
Wichtig sind der eigene Stichtag, ein Empfangsweg, die Wahl des Formats und die Prüfung aller Systeme, aus denen Rechnungen entstehen, auch Abo-Software oder Webshops. Die Schweizer QR-Rechnung ist ein Zahlteil, keine E-Rechnung im Sinne der Norm. Unsere Checkliste zur E-Rechnung führt durch die Schritte.