Die QR-Rechnung ist für Schweizer Unternehmen längst Alltag. Für Software, die Rechnungen erzeugt, ist sie ein Detail mit vielen Fallstricken. Wer an Schweizer Kunden fakturiert, ob als Treuhänder, Family Office oder SaaS-Anbieter, braucht sie korrekt.
Aufbau
Eine QR-Rechnung besteht aus dem eigentlichen Rechnungsteil und dem Zahlteil mit Empfangsschein, meist im Format A6 am unteren Rand. Der Zahlteil enthält den Swiss QR Code mit dem Schweizerkreuz in der Mitte sowie die Angaben in lesbarer Form: Konto, Zahlungsempfänger, Referenz, zusätzliche Informationen, Betrag und Zahlungspflichtiger. Beim Bezahlen liest das E-Banking den Code und übernimmt die Angaben.
Referenzen
Es gibt drei Varianten. Mit QR-IBAN und QR-Referenz, einer 27-stelligen Referenz, die den automatischen Abgleich eingehender Zahlungen erlaubt — die Nachfolge des orangen Einzahlungsscheins. Mit normaler IBAN und Creditor Reference nach ISO 11649, international verwendbar. Oder mit IBAN ohne Referenz, wenn kein automatischer Abgleich nötig ist. Eine QR-Referenz funktioniert nur mit einer QR-IBAN, und umgekehrt; diese Kombination ist eine häufige Fehlerquelle.
Strukturierte Adressen
Die Swiss Payment Standards verlangen inzwischen strukturierte Adressen mit getrennten Feldern für Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort; kombinierte Adresszeilen werden seit November 2025 nicht mehr unterstützt. Software, die Adressen als freien Text speichert, muss sie deshalb sauber zerlegen. Wer das versäumt, erzeugt Rechnungen, die von Banken abgelehnt werden.
Was Rechnungssoftware richtig machen muss
Den Code nach Spezifikation erzeugen, inklusive Fehlerkorrektur und Grösse. Prüfziffern der QR-Referenz korrekt berechnen. Mehrwertsteuer pro Rechnung ausweisen. Unterschiedliche Rechnungsempfänger erlauben, etwa die Gesellschaft statt der Person. Zahlungseingänge über die Referenz automatisch zuordnen. Und einen Mahnlauf für offene Rechnungen anbieten. Bei Rechnungen, deren Betrag aus Vermögensdaten berechnet wird, gehört eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip davor.
QR-Rechnung und eBill
Neben der QR-Rechnung auf Papier oder als PDF gibt es eBill, die Rechnung direkt ins E-Banking des Empfängers. Beide basieren auf denselben Zahlungsinformationen. Für kleinere Anbieter ist die QR-Rechnung als PDF der einfachste Weg; eBill lohnt sich bei vielen Privatkunden. Für den Abgleich mit Bankbewegungen hilft ein sauberer Datenabgleich, damit jede Zahlung genau einer Rechnung zugeordnet ist.