Checkliste: bereit für die E-Rechnung
Für: Finanzverantwortliche und Geschäftsführung
Aktualisiert: 2026-11
Für die E-Rechnung müssen Unternehmen in Deutschland ihren Stichtag kennen, den Empfang strukturierter Rechnungen sicherstellen, ein Format wählen, ihre Rechnungssysteme prüfen, Stammdaten ergänzen, die Archivierung regeln und den Versand mit ersten Kunden testen. Schweizer Anbieter prüfen, was ihre deutschen Kunden verlangen.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800 000 Euro Vorjahresumsatz sie versenden, ab 2028 alle übrigen.
Die Checkliste führt durch die Schritte, die vor dem Stichtag erledigt sein sollten.
Die Checkliste
- 01
Stichtag bestimmen
Gesamtumsatz 2026 ermitteln: über 800 000 Euro bedeutet Versandpflicht ab dem 1. Januar 2027, sonst ab 2028.
Erledigt, wenn: Der für Ihr Unternehmen geltende Stichtag ist schriftlich festgehalten.
- 02
Empfang sicherstellen
Ein Postfach oder Eingangskanal für E-Rechnungen und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
Erledigt, wenn: Eine Test-E-Rechnung wurde empfangen, angezeigt und verbucht.
- 03
Format wählen
XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format nach EN 16931, abgestimmt auf Kunden und Systeme.
Erledigt, wenn: Das Ausgangsformat ist festgelegt und begründet.
- 04
Rechnungssysteme prüfen
Alle Systeme, aus denen Rechnungen entstehen, auf ihre Fähigkeit zur E-Rechnung prüfen, auch Abo- und Branchensoftware.
Erledigt, wenn: Für jedes System ist bekannt, ob es E-Rechnungen erzeugen kann oder angepasst werden muss.
- 05
Stammdaten ergänzen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Rechnungsadressen per E-Mail und bei öffentlichen Kunden Leitweg-IDs erfassen.
Erledigt, wenn: Die Stammdaten der Rechnungsempfänger sind vollständig für den elektronischen Versand.
- 06
Archivierung regeln
E-Rechnungen im strukturierten Originalformat revisionssicher aufbewahren, nicht nur als Ausdruck.
Erledigt, wenn: Das Archiv speichert die strukturierte Datei und ist mit der Steuerberatung abgestimmt.
- 07
Mit Kunden testen
Erste E-Rechnungen an ausgewählte Kunden senden und Rückmeldungen einholen, bevor alle umgestellt werden.
Erledigt, wenn: Mindestens drei Kunden haben E-Rechnungen erfolgreich empfangen und verarbeitet.
Häufige Fehler
- —Ein PDF ohne strukturierte Daten wird für eine E-Rechnung gehalten.
- —Rechnungen aus Nebensystemen wie Abo-Software oder Webshop werden bei der Umstellung vergessen.
- —Leistungen aus 2026, die erst 2027 abgerechnet werden, fallen nicht unter die Übergangsregel und werden falsch behandelt.
Was diese Checkliste nicht abdeckt
- —Die Checkliste ersetzt keine steuerliche Beratung, insbesondere bei Sonderfällen und Gutschriften.
- —Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten teilweise eigene Vorgaben und Portale.
Übergeordnete Leistung: Digitale Transformation
Häufige Fragen
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Was gilt für Schweizer Anbieter?
Ohne Niederlassung in Deutschland gilt die Versandpflicht nach Auslegung der Finanzverwaltung in der Regel nicht. Prüfen Sie trotzdem, welche Formate Ihre deutschen Kunden verlangen.
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