Ein grosser Teil der öffentlichen Aufträge in der Schweiz wird nie öffentlich ausgeschrieben. Unterhalb der Schwellenwerte für das offene und das selektive Verfahren darf die Vergabestelle im Einladungsverfahren selbst bestimmen, wen sie zur Offertstellung einlädt. Für Anbieter heisst das: Diese Aufträge findet man nicht über eine Suche, man muss bekannt sein.
Wie es abläuft
Die Vergabestelle wählt die Anbieter aus und lädt sie direkt ein. Sie holt nach Möglichkeit mindestens drei Angebote ein. Auch ohne Publikation gelten die Grundsätze des Beschaffungsrechts: Gleichbehandlung der Eingeladenen, transparente Zuschlagskriterien, Vertraulichkeit der Angebote. Die Eingeladenen erhalten Unterlagen, die inhaltlich einem kleinen Pflichtenheft entsprechen, und reichen bis zu einer festen Frist ein.
Abgrenzung
Gegenüber dem freihändigen Verfahren, bei dem ein Auftrag direkt an einen Anbieter gehen kann, verlangt das Einladungsverfahren Wettbewerb unter mehreren. Gegenüber dem selektiven Verfahren fehlt die öffentliche Ausschreibung. Welche Wertgrenzen gelten, regeln das BöB für den Bund und die IVöB für Kantone und Gemeinden; viele Gemeinden ergänzen das mit eigenen Reglementen.
Wie man eingeladen wird
Vergabestellen laden Anbieter ein, die sie kennen oder die ihnen empfohlen werden, und solche, die sich durch frühere Aufträge bewährt haben. Drei Dinge helfen nachweislich: eine klare Darstellung, für welche Leistungen man geeignet ist, idealerweise mit Referenzen aus der öffentlichen Hand; die Teilnahme an offenen Verfahren desselben Auftraggebers, auch wenn man sie nicht gewinnt; und Sichtbarkeit dort, wo Beschaffende recherchieren, von der eigenen Website bis zu Branchenverzeichnissen.
Rechtsschutz
Ob und in welchem Umfang gegen Entscheide im Einladungsverfahren Rechtsmittel offenstehen, hängt vom anwendbaren Recht und vom Auftragswert ab. Wer eine Absage nicht nachvollziehen kann, sollte zuerst eine Begründung verlangen. Für die Angebotsarbeit selbst gilt dasselbe wie in grossen Verfahren: Formfehler und fehlende Nachweise kosten den Zuschlag, unabhängig von der Qualität der Leistung.