Ein Family Office ist eine Organisation, die das Vermögen und die damit verbundenen administrativen Angelegenheiten einer oder mehrerer vermögender Familien führt. Der Begriff ist nicht geschützt und deckt sehr unterschiedliche Ausprägungen ab — von einer einzelnen Vertrauensperson mit Assistenz bis zu einer Organisation mit eigenem Anlage-, Rechts- und Compliance-Team.
Single und Multi Family Office
Die gebräuchlichste Unterscheidung betrifft die Zahl der betreuten Familien. Ein Single Family Office arbeitet für eine Familie und ist meist von dieser Familie selbst errichtet und finanziert. Ein Multi Family Office betreut mehrere unabhängige Familien und finanziert sich über Honorare. Der Unterschied ist nicht nur quantitativ: Ein Multi Family Office trägt zusätzlich die Aufgabe, die betreuten Mandate strikt voneinander zu trennen — organisatorisch, informationell und technisch. Diese Trennung ist bei mehreren Familien die eigentliche Geschäftsgrundlage.
Was ein Family Office tatsächlich tut
Von aussen wird die Anlagetätigkeit als Kern wahrgenommen. In der Praxis nimmt sie oft weniger Zeit in Anspruch als die Administration. Zum Alltag gehören die Pflege der Beteiligungs- und Gesellschaftsstrukturen, die Dokumentation der wirtschaftlich Berechtigten, die Koordination mit Banken, Treuhändern, Steuerberatern und Anwälten, das Berichtswesen an die Familienmitglieder, die Überwachung von Fristen und regulatorischen Pflichten sowie zunehmend die Vorbereitung der Vermögensübergabe an die nächste Generation.
Warum die Struktur das eigentliche Thema ist
Eine Familie mit erheblichem Vermögen besteht selten aus einem einzigen Rechtsträger. Über die Jahre entstehen Gesellschaften, Beteiligungsvehikel, Stiftungen und Trusts, oft über mehrere Jurisdiktionen verteilt und mit unterschiedlichen Zwecken. Diese Struktur zu kennen, zu dokumentieren und aktuell zu halten, ist die Grundlage jeder verlässlichen Aussage über das Gesamtvermögen. Ohne Look-through über die Beteiligungsebenen entsteht schnell eine Zahl, die plausibel aussieht, aber nicht stimmt.
Der regulatorische Rahmen
Ob und in welchem Umfang ein Family Office beaufsichtigt ist, hängt von der Ausgestaltung und der Jurisdiktion ab. Unabhängig davon treffen es in der Praxis Pflichten, die aus der Zusammenarbeit mit regulierten Gegenparteien entstehen: Banken verlangen Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, Prüfer verlangen Nachweise, und bei grenzüberschreitenden Strukturen greifen Melde- und Transparenzvorschriften mehrerer Jurisdiktionen. Der Aufwand für Compliance ist deshalb auch dort erheblich, wo keine direkte Aufsicht besteht.
Der Schlüsselpersonenrisiko
Ein charakteristisches Risiko von Family Offices ist die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Häufig kennt nur eine langjährige Vertrauensperson die Struktur vollständig — warum eine bestimmte Zwischengesellschaft existiert, welche Absprachen einem Vehikel zugrunde liegen, wo welches Dokument liegt. Dieses Wissen ist selten dokumentiert. Fällt die Person aus oder tritt die nächste Generation ein, wird sichtbar, ob die Struktur festgehalten ist oder nur gelebt wurde. Die Dokumentation ist damit weniger eine Verwaltungsaufgabe als eine Frage der Kontinuität.
Werkzeuge und ihre Grenzen
Viele Boutique-Family-Offices arbeiten bis heute in Tabellenkalkulationen, und das ist nicht per se unprofessionell. Tabellen rechnen zuverlässig und passen sich jeder Besonderheit an. Sie brechen an anderer Stelle: bei mehreren gleichzeitigen Bearbeitern, bei abgestuften Zugriffsrechten und bei der Nachweisführung gegenüber einer Revision. Wo diese drei Punkte drücken, ist der Wechsel zu einem strukturierten System sinnvoll — und wo sie nicht drücken, ist er es meist nicht.