Die periodische Überprüfung ist die wiederkehrende Kontrolle einer laufenden Geschäftsbeziehung. Sie prüft, ob die beim Onboarding erhobenen Angaben noch zutreffen, ob sich die Struktur oder die wirtschaftlich Berechtigten verändert haben und ob die ursprüngliche Risikoeinstufung weiterhin angemessen ist. Sie ist damit das Gegenstück zur Aufnahmeprüfung und in der Praxis der aufwendigere Teil.
Warum das Onboarding nicht genügt
Eine Prüfung beschreibt einen Zustand zu einem Zeitpunkt. Beteiligungsverhältnisse ändern sich durch Übertragungen, Erbgänge und Umstrukturierungen. Ausweisdokumente laufen ab. Eine Person kann durch eine Wahl zur politisch exponierten Person werden. Die Vermögensstruktur kann sich in Richtungen entwickeln, die beim Onboarding nicht absehbar waren. Ohne wiederkehrende Kontrolle beschreibt das Dossier nach einigen Jahren eine Beziehung, die es so nicht mehr gibt.
Was konkret überprüft wird
Typischerweise umfasst eine Überprüfung die Aktualität der Identifikationsunterlagen, die Bestätigung oder Korrektur der wirtschaftlich Berechtigten, eine erneute Prüfung auf politisch exponierte Personen im Kreis der Beteiligten, den Abgleich der tatsächlichen mit der erwarteten Geschäftstätigkeit und eine Neubeurteilung der Risikoeinstufung. Ergibt sich eine Veränderung, folgen daraus gegebenenfalls zusätzliche Abklärungen oder eine Anpassung des Überprüfungsrhythmus.
Der Rhythmus folgt dem Risiko
Es gibt keinen einheitlichen Turnus für alle Beziehungen. Der risikobasierte Ansatz verlangt, dass Beziehungen mit erhöhtem Risiko häufiger überprüft werden als solche mit niedrigem. Die eigene Organisation muss festlegen, welche Rhythmen für welche Risikoklassen gelten, und diese Festlegung begründen. Ein Turnus, der für alle Beziehungen gleich ist, erfüllt den risikobasierten Ansatz formal nicht — er ist entweder für die risikoarmen zu aufwendig oder für die risikoreichen zu locker.
Ausserordentliche Auslöser
Neben dem festen Rhythmus gibt es Ereignisse, die eine Überprüfung unabhängig vom Turnus auslösen sollten: eine erkennbare Änderung der Beteiligungsverhältnisse, ein Wechsel in der Geschäftsführung oder bei den Organen, ungewöhnliche Transaktionen, negative Presseberichterstattung oder ein Hinweis von aussen. Eine Organisation, die nur den Kalender abarbeitet und diese Auslöser nicht definiert hat, überwacht faktisch nur die Hälfte.
Das eigentliche Problem ist die Sichtbarkeit
In der Praxis scheitert die periodische Überprüfung selten daran, dass jemand sie ablehnt, sondern daran, dass die Fälligkeit nicht sichtbar ist. Wenn Fristen in einer separaten Liste geführt werden, die eine Person pflegt, hängt die Compliance einer ganzen Praxis an der Disziplin und Anwesenheit dieser Person. Fällige Überprüfungen gehören deshalb dorthin, wo das Mandat geführt wird, sodass sie im täglichen Arbeitsablauf auffallen statt in einer Nebendatei.
Was dokumentiert gehört
Für den Nachweis zählt nicht nur, dass eine Überprüfung stattgefunden hat, sondern was geprüft wurde, mit welchem Ergebnis und auf welcher Grundlage. Auch eine Überprüfung, die keine Änderung ergibt, gehört festgehalten — ein leerer Zeitraum im Dossier ist im Prüfungsfall nicht von einer unterlassenen Kontrolle zu unterscheiden. Ein durchgehender Audit-Trail löst dieses Problem, weil er den Nachweis als Nebenprodukt des Arbeitsablaufs erzeugt. Die Beurteilung im Einzelfall bleibt Aufgabe der verantwortlichen Person.