Jede Software schafft Abhängigkeit, und das ist nicht per se schlecht. Ein Werkzeug, das tief in die Abläufe integriert ist, ist meist auch eines, das viel Arbeit abnimmt. Vendor-Lock-in wird zum Problem, wenn die Abhängigkeit unbewusst entsteht und der Ausstieg erst dann geprüft wird, wenn er nötig ist.
Ursachen
Proprietäre Datenformate, die sich nur im Werkzeug selbst lesen lassen. Fehlende oder unvollständige Exporte, etwa ohne Dokumente, Historie oder Verknüpfungen. Spezialfunktionen, die so tief in Prozesse eingebaut sind, dass sie anderswo nicht nachgebaut werden können. Integrationen, die nur mit diesem Anbieter funktionieren. Und Verträge, die zum Ausstieg schweigen. In der Cloud kommen Dienste hinzu, die nur ein Anbieter in dieser Form hat.
Die Fragen vor Vertragsabschluss
In welchem Format lassen sich alle Daten exportieren, inklusive Dokumenten und Änderungshistorie? Ist der Export jederzeit möglich oder nur bei Kündigung, und kostet er etwas? Wie lange nach der Kündigung sind die Daten noch abrufbar, und wann werden sie nachweislich gelöscht? Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle? Wer diese Fragen vor der Unterschrift stellt, bekommt präzise Antworten; wer sie bei der Kündigung stellt, bekommt Verhandlungen.
Datenportabilität nach DSG
Das Schweizer Datenschutzgesetz gibt betroffenen Personen ein Recht auf Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG), unter bestimmten Voraussetzungen. Für Unternehmen als Kunden eines SaaS-Anbieters ersetzt das keine vertragliche Exit-Regelung: Geschäftsdaten, Strukturen und Dokumente müssen im Vertrag geregelt sein.
Lock-in bewusst begrenzen
Ein vollständiger Verzicht auf Abhängigkeit ist selten sinnvoll. Sinnvoll ist, sie zu kennen und zu begrenzen: Daten regelmässig exportieren und prüfen, ob der Export brauchbar ist; offene Standards bevorzugen, wo es sie gibt; kritische Logik nicht ausschliesslich in proprietären Funktionen abbilden; Datenresidenz und Unterauftragsverarbeiter vertraglich festhalten. Bei Eigenentwicklungen auf eigener Infrastruktur gilt das Gleiche umgekehrt: Abhängigkeit von einzelnen Personen ist auch ein Lock-in.
Im Family-Office-Umfeld
Für Family Offices und Treuhänder ist die Frage besonders heikel, weil Daten über Jahrzehnte gebraucht werden und Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren und mehr gelten. Eine Software, aus der sich Mandate, Dokumente und Historie nicht vollständig exportieren lassen, ist ein Risiko für die Nachweisführung. Unser Beitrag zum Datenschutz im Family Office behandelt die Exit-Frage im Zusammenhang mit Auslagerung, und die Entscheidungshilfe Standardsoftware oder Eigenentwicklung wägt die Abhängigkeiten beider Wege ab.