Checkliste: Auskunftsbegehren nach DSG und DSGVO beantworten
Für: Datenschutzverantwortliche und Kundendienst
Aktualisiert: 2026-11
Ein Auskunftsbegehren wird in sieben Schritten beantwortet: Eingang erfassen und Frist starten, die Identität angemessen prüfen, den Umfang klären, die Daten in allen Systemen suchen, Einschränkungen prüfen, die Antwort mit den gesetzlichen Inhalten zusammenstellen und sie sicher und fristgerecht zustellen, mit Dokumentation.
Nach Schweizer Recht ist eine Auskunft in der Regel innert 30 Tagen und kostenlos zu erteilen, nach der DSGVO innert eines Monats. Die Frist ist knapp, wenn Personendaten in vielen Systemen liegen und niemand weiss, wo.
Diese Checkliste beschreibt den Ablauf für ein einzelnes Begehren. Was eine Auskunft inhaltlich enthalten muss, erklärt der Glossareintrag zum Auskunftsrecht.
Die Checkliste
- 01
Eingang erfassen und Frist starten
Begehren mit Eingangsdatum erfassen, unabhängig vom Kanal, und die Frist berechnen.
Erledigt, wenn: Das Begehren hat eine Nummer, ein Eingangsdatum und ein Fristende mit verantwortlicher Person.
- 02
Identität prüfen
Die Identität der anfragenden Person angemessen prüfen, ohne mehr Daten zu verlangen als nötig.
Erledigt, wenn: Die Identität ist festgestellt und die Art der Prüfung dokumentiert; bei Zweifeln wurde nachgefragt.
- 03
Umfang klären
Klären, ob die Person Auskunft über alle Daten oder über bestimmte Bereiche verlangt.
Erledigt, wenn: Der Umfang ist schriftlich festgehalten, Rückfragen sind beantwortet.
- 04
Daten in allen Systemen suchen
Anhand der Datenlandkarte oder des Bearbeitungsverzeichnisses alle Systeme durchsuchen, inklusive E-Mail, Dateiablagen und Dienstleister.
Erledigt, wenn: Für jedes System ist dokumentiert, ob Daten gefunden wurden; Auftragsbearbeiter wurden angefragt.
- 05
Einschränkungen prüfen
Prüfen, ob Interessen Dritter, gesetzliche Geheimhaltungspflichten oder überwiegende eigene Interessen eine Einschränkung rechtfertigen.
Erledigt, wenn: Jede Einschränkung ist begründet und dokumentiert; Daten Dritter sind geschwärzt.
- 06
Antwort zusammenstellen
Die Antwort mit den gesetzlichen Inhalten erstellen: Daten, Zweck, Aufbewahrungsdauer, Herkunft, Empfänger und Bekanntgaben ins Ausland.
Erledigt, wenn: Die Antwort enthält alle verlangten Angaben und ist von einer zweiten Person geprüft.
- 07
Sicher zustellen und dokumentieren
Die Antwort fristgerecht auf sicherem Weg zustellen und den Vorgang abschliessen.
Erledigt, wenn: Zustellung mit Datum ist belegt, und das Begehren ist mit allen Schritten abgelegt.
Häufige Fehler
- —Die Frist erst ab Bearbeitungsbeginn statt ab Eingang zählen.
- —Daten bei Dienstleistern und in E-Mail-Postfächern vergessen.
- —Daten Dritter ungeschwärzt herausgeben.
- —Die Antwort unverschlüsselt per E-Mail an eine nicht geprüfte Adresse senden.
Was diese Checkliste nicht abdeckt
- —Die Checkliste ersetzt keine rechtliche Beurteilung von Einschränkungen im Einzelfall.
- —Branchenspezifische Auskunftspflichten, etwa im Gesundheitswesen, können weitergehen.
- —Für Löschungs- und Berichtigungsbegehren gelten zusätzliche Schritte.
Übergeordnete Leistung: Datenschutzberatung
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Häufige Fragen
Darf man für die Auskunft etwas verlangen?
Nach Schweizer Recht grundsätzlich nicht. Nur bei unverhältnismässigem Aufwand ist eine Beteiligung von höchstens 300 Franken zulässig, nach vorheriger Information.
Was, wenn die Frist nicht reicht?
Die Person ist vor Fristablauf zu informieren, mit Angabe, bis wann die Auskunft erfolgt.
Muss man Kopien von Dokumenten herausgeben?
Herauszugeben sind die Personendaten als solche. Wie sie bereitgestellt werden, hängt vom Einzelfall ab; oft genügt eine strukturierte Zusammenstellung.
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