Checkliste: Pflichtenheft für eine öffentliche IT-Ausschreibung erstellen
Für: Vergabestellen und Projektverantwortliche der öffentlichen Hand
Aktualisiert: 2026-11
Ein Pflichtenheft für eine öffentliche IT-Ausschreibung entsteht in sieben Schritten: Ziele und Ausgangslage beschreiben, Anforderungen mit Priorität und Akzeptanzkriterien formulieren, technische Spezifikationen produktneutral halten, Eignungskriterien festlegen, Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungsmethode bestimmen, ein vergleichbares Preisblatt erstellen und die Unterlagen vor der Publikation prüfen.
Die Qualität einer Ausschreibung entscheidet sich im Pflichtenheft. Unklare Anforderungen führen zu unvergleichbaren Angeboten, zu vielen Fragen und im schlimmsten Fall zu Beschwerden. Zu enge Vorgaben schliessen gute Anbieter aus.
Diese Checkliste richtet sich an Vergabestellen und Projektverantwortliche. Das Beschaffungsrecht setzt den Rahmen, das Requirements Engineering liefert die Methode.
Die Checkliste
- 01
Ziele und Ausgangslage beschreiben
Problem, Ziele, Systemumfeld und Rahmenbedingungen so beschreiben, dass Anbieter die Aufgabe verstehen.
Erledigt, wenn: Die Ausgangslage ist so beschrieben, dass ein externer Anbieter die Aufgabe ohne Rückfrage einordnen kann.
- 02
Anforderungen formulieren
Funktionale und nicht funktionale Anforderungen eindeutig, priorisiert und mit Akzeptanzkriterien formulieren.
Erledigt, wenn: Jede Anforderung ist eindeutig, priorisiert und prüfbar.
- 03
Spezifikationen produktneutral halten
Technische Spezifikationen ohne Markennamen formulieren oder nur mit dem Zusatz «oder gleichwertig».
Erledigt, wenn: Das Pflichtenheft enthält keine Vorgaben, die ohne Not ein bestimmtes Produkt festlegen.
- 04
Eignungskriterien festlegen
Kriterien wählen, die für den Auftrag nötig sind, mit klaren Nachweisen.
Erledigt, wenn: Jedes Eignungskriterium hat einen Bezug zum Auftrag und einen definierten Nachweis.
- 05
Zuschlagskriterien und Bewertung bestimmen
Kriterien und Gewichtung festlegen und die Bewertungsmethode, auch für den Preis, nachvollziehbar beschreiben.
Erledigt, wenn: Kriterien, Gewichtung und Bewertungsmethode stehen in den Unterlagen.
- 06
Preisblatt vergleichbar machen
Ein Preisblatt vorgeben, das alle relevanten Kosten über die Laufzeit abfragt.
Erledigt, wenn: Das Preisblatt erlaubt einen direkten Vergleich der Angebote über die gesamte Laufzeit.
- 07
Vor der Publikation prüfen
Unterlagen auf Widersprüche, Vollständigkeit und Verständlichkeit prüfen, idealerweise durch eine nicht beteiligte Person.
Erledigt, wenn: Eine Prüfung ist dokumentiert, und gefundene Widersprüche sind bereinigt.
Häufige Fehler
- —Die Anforderungen aus dem Angebot eines bekannten Anbieters übernehmen.
- —Eignungskriterien so hoch ansetzen, dass kaum ein KMU sie erfüllen kann.
- —Den Preis ohne Laufzeitkosten bewerten.
- —Externe Berater beiziehen, ohne die Vorbefassung zu klären.
Was diese Checkliste nicht abdeckt
- —Die Checkliste ersetzt keine beschaffungsrechtliche Beratung; Verfahrenswahl und Fristen richten sich nach BöB, IVöB und kantonalem Recht.
- —Die Bewertung der Angebote ist nicht Gegenstand dieser Checkliste.
- —Spezifische Vorgaben der eigenen Organisation, etwa zu Informationssicherheit, kommen hinzu.
Übergeordnete Leistung: Individualsoftware-Entwicklung
Passende Angebote
Pflichtenheft für öffentliche IT-Ausschreibungen
Wir erarbeiten für Vergabestellen das Pflichtenheft einer IT-Ausschreibung: Anforderungserhebung nach IREB mit den Fachbereichen, produktneutrale Anforderungen mit Akzeptanzkriterien, Vorschläge für Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Bewertungsmethode und ein Preisblatt, das Angebote über die Laufzeit vergleichbar macht. Die Verantwortung für das Verfahren bleibt bei der Vergabestelle.
Anforderungsanalyse nach IREB
Wir erheben, dokumentieren und prüfen Anforderungen nach der Methodik des IREB Certified Professional for Requirements Engineering: Stakeholder identifizieren, Anforderungen in Workshops erheben, Prozesse in BPMN 2.0 modellieren, Akzeptanzkriterien formulieren und einen Anforderungskatalog liefern, den der Auftraggeber formell abnehmen kann. Grundlage für Ausschreibung, Entwicklung oder Standardsoftware.
Häufige Fragen
Dürfen Markennamen im Pflichtenheft stehen?
Grundsätzlich nur, wenn eine Beschreibung sonst nicht möglich ist, und dann mit dem Zusatz «oder gleichwertig».
Wie detailliert müssen die Anforderungen sein?
So detailliert, dass Angebote vergleichbar werden, aber so offen, dass Anbieter ihre Lösung einbringen können.
Kann ein Berater das Pflichtenheft schreiben und danach mitbieten?
Nur, wenn der Wettbewerbsvorteil aus der Vorbefassung ausgeglichen werden kann. Das sollte vor dem Beratungsauftrag geklärt werden.
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