Von aussen sieht ein Family Office aus wie ein Ort, an dem Vermögen verwaltet wird. Von innen ist es ein Ort, an dem Mandate geführt werden. Das Mandat ist die Einheit, in der gearbeitet, berichtet, geprüft und abgerechnet wird. Wer es klar definiert, hat eine Struktur; wer es nicht tut, hat eine Sammlung von Ordnern.
Was zu einem Mandat gehört
Die Personen: Familienmitglieder, Bevollmächtigte, Organe. Die Rechtsträger: Gesellschaften, Familienstiftungen, Trusts, mit ihren Beteiligungsverhältnissen. Die Vermögenswerte: Depots bei einer oder mehreren Depotbanken, Immobilien, nicht bankfähige Werte. Die Dokumente: Verträge, Formulare, Beschlüsse, Steuerunterlagen. Die Pflichten: KYC-Überprüfungen, Meldungen, Fristen. Und die vereinbarten Leistungen, die bestimmen, was berichtet und was fakturiert wird.
Mandat und Struktur
Ein Mandat ist nicht dasselbe wie ein Rechtsträger. Eine Familie kann zwölf Gesellschaften und zwei Stiftungen haben und trotzdem ein Mandat sein. Umgekehrt kann eine Gesellschaft für zwei Familienstämme relevant sein. Die Kunst besteht darin, die Struktur innerhalb des Mandats sauber abzubilden und die Look-through-Konsolidierung daraus abzuleiten, statt Vermögen pro Rechtsträger isoliert zu betrachten.
Mandatstrennung
In einem Multi Family Office ist die Trennung der Mandate die Geschäftsgrundlage. Informationen der einen Familie dürfen nicht bei der anderen auftauchen, weder im Gespräch noch im System. Technisch heisst das: Zugriffsrechte pro Mandat, Trennung auf Datenebene und protokollierte Zugriffe. Organisatorisch heisst es: klare Zuständigkeiten und ein Vier-Augen-Prinzip für heikle Vorgänge.
Mandatsführung im Alltag
Saubere Mandatsführung zeigt sich an einfachen Fragen, die sofort beantwortbar sind: Welche Überprüfung ist fällig? Wo liegt die aktuelle Fassung des Gesellschaftsvertrags? Wer hat Zugriff auf welches Dokument? Welche Leistungen wurden diesen Monat erbracht und sind noch nicht verrechnet? Wenn diese Antworten Suchen erfordern, ist das Mandat in Werkzeugen verteilt, nicht geführt.
Nachweisbarkeit
Für Revision, Aufsicht und die nächste Generation zählt, was dokumentiert ist. Ein Mandat mit durchgehendem Audit-Trail zeigt nicht nur den heutigen Stand, sondern auch, wie er zustande gekommen ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Struktur, die gelebt, und einer, die festgehalten wird.