Prozesse werden in vielen Unternehmen in Textdokumenten oder frei gezeichneten Diagrammen beschrieben, die jeder etwas anders liest. BPMN gibt eine gemeinsame Sprache vor: Jedes Symbol hat eine festgelegte Bedeutung.
Die Grundelemente
Ereignisse markieren Start, Zwischenschritte und Ende eines Prozesses, etwa den Eingang eines Antrags oder den Ablauf einer Frist. Aktivitäten sind die Arbeitsschritte. Gateways verzweigen und vereinen den Ablauf nach Bedingungen oder parallel. Sequenzflüsse verbinden die Elemente innerhalb eines Ablaufs, Nachrichtenflüsse zeigen den Austausch zwischen Beteiligten. Pools stehen für Organisationen oder Systeme, Lanes für Rollen innerhalb davon.
Wofür BPMN taugt
Für die Analyse eines Ist-Prozesses vor einer Digitalisierung, für die Spezifikation eines Soll-Prozesses als Teil der Anforderungen, für die Abstimmung von Verantwortungen zwischen Abteilungen und als Grundlage für eine automatisierte Ausführung in einer Workflow-Plattform. In der Workflow-Plattform-Evaluation sind BPMN-Modelle oft der Massstab, an dem Plattformen gemessen werden.
Detailstufen
Nicht jedes Modell braucht alle Elemente. Für die Abstimmung mit der Geschäftsleitung genügt eine Übersicht mit den wichtigsten Schritten und Verantwortungen. Für eine Automatisierung braucht es präzise Gateways, Ereignisse und Datenobjekte. Die Detailstufe sollte zum Zweck passen; zu detaillierte Übersichten liest niemand, zu grobe Modelle lassen sich nicht umsetzen.
Typische Fehler
Gateways ohne Bedingungen an den ausgehenden Flüssen, Prozesse ohne klares Start- und Endereignis, Sequenzflüsse über Pool-Grenzen statt Nachrichtenflüssen und Modelle, die das System statt den Prozess beschreiben. Ein guter Test: Kann jemand aus dem Fachbereich das Modell ohne Erklärung nachvollziehen?