Microsoft hat die SharePoint-2013-Workflows in Microsoft 365 am 2. April 2026 endgültig abgeschaltet, ohne Möglichkeit zur Verlängerung. Die SharePoint-2010-Workflows waren bereits 2020 entfernt worden. Eine automatische Umwandlung gibt es nicht: Jeder Ablauf muss neu gebaut werden. Viele Organisationen haben die Frist genutzt, um ihre Workflows eins zu eins in Power Automate nachzubauen. Andere stehen jetzt mit Prozessen da, die nicht mehr laufen oder mit Behelfslösungen am Leben gehalten werden. Für beide lohnt sich ein Schritt zurück.
Warum der Nachbau eins zu eins selten die beste Lösung ist
Workflows, die über zehn Jahre gewachsen sind, bilden selten den heutigen Prozess ab. Sie enthalten Sonderfälle für Personen, die nicht mehr da sind, Genehmigungsstufen, die niemand mehr braucht, und Umgehungen für Einschränkungen, die es in neuen Werkzeugen nicht mehr gibt. Wer sie unverändert nachbaut, überträgt diese Altlasten in eine neue Plattform und zahlt dafür mit Lizenzen und Wartung. Zudem hat Microsoft selbst eingeräumt, dass Power Automate nicht alle Funktionen der alten Workflows abdeckt, etwa wegen der Laufzeitbegrenzung von Flows.
Schritt 1: das Inventar
Zuerst wird festgestellt, welche Abläufe es gab und welche davon tatsächlich genutzt wurden. Microsoft stellt dafür ein Assessment-Werkzeug bereit, das die Nutzung alter Workflows in einem Tenant auswertet. Für jeden Ablauf werden Zweck, verantwortliche Person, Häufigkeit, betroffene Daten, Formulare und Schnittstellen erfasst. Erfahrungsgemäss ist ein Teil der Abläufe verwaist und kann ersatzlos entfallen. Dieser Teil ist der günstigste Gewinn des ganzen Projekts.
Schritt 2: die Anforderungen
Für die verbleibenden Prozesse werden die Anforderungen neu aufgenommen, und zwar vom Prozess her, nicht vom alten Workflow. Methodisch hilft dabei ein sauberes Requirements Engineering: Wer ist beteiligt, welche Entscheidungen fallen, welche Ausnahmen sind fachlich nötig, welche Nachweise braucht die Revision? Daraus entstehen Kriterien, an denen sich Plattformen messen lassen: Komplexität der Abläufe, Formulare, Rollen und Stellvertretungen, Revisionssicherheit, Integrationen, Datenhaltung, Lizenzmodell und Betrieb.
Schritt 3: die Varianten
Typischerweise stehen fünf Varianten zur Wahl:
- Power Automate und Power Apps im bestehenden Microsoft-365-Umfeld, naheliegend bei einfachen bis mittleren Abläufen und vorhandenen Lizenzen
- eine spezialisierte Workflow- oder Formularplattform eines Drittanbieters, oft stark bei Formularen und Genehmigungen
- eine Prozess- oder BPM-Engine für komplexe, modellierte Abläufe mit vielen Ausnahmen
- eine Individualentwicklung für Kernprozesse, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen oder keine Standardlösung finden
- eine Fachapplikation, die den Prozess als Teil eines grösseren Systems bereits abdeckt
Selten ist eine Variante für alle Prozesse richtig. Oft ergibt sich eine hybride Lösung: Standardabläufe in der Plattform, die ohnehin lizenziert ist, und einzelne anspruchsvolle Prozesse in einer passenderen Umgebung. Die Abwägung zwischen Plattform und eigener Lösung beschreibt die Entscheidungshilfe Low-Code oder Individualentwicklung.
Schritt 4: die Entscheidung
In öffentlichen Institutionen und grösseren Unternehmen gehört diese Wahl in eine Studie mit Variantenvergleich, wie sie HERMES in der Initialisierung vorsieht: Ausgangslage, Anforderungen, Varianten, Bewertung nach gewichteten Kriterien, Risiken, Kosten über die Nutzungsdauer und eine begründete Empfehlung. In Mandaten bei Schweizer Institutionen hat sich gezeigt, dass gerade die Kosten über die Nutzungsdauer den Ausschlag geben: Lizenzen pro Benutzer, Betrieb, Wartung und der Aufwand für Anpassungen wiegen über fünf Jahre schwerer als die Einführung.
Governance nicht vergessen
Eine neue Plattform ohne Regeln erzeugt in drei Jahren dasselbe Problem wie die alte. Wer darf Abläufe erstellen, wer gibt sie frei, wo werden sie dokumentiert, was passiert, wenn die erstellende Person das Unternehmen verlässt? Diese Fragen gehören zur Microsoft-365-Governance, nicht in eine spätere Aufräumaktion.
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Eine strukturierte Evaluation mit Inventar, Anforderungen, Variantenvergleich und Empfehlung bieten wir im Angebot Workflow-Plattform-Evaluation an. Was eine Automatisierung kostet, beschreibt die Seite zu den Kosten der Prozessautomatisierung.