Kaum ein Begriffspaar sorgt in Projekten zwischen Deutschland und der Schweiz für so viele Missverständnisse. Wer von einem Pflichtenheft spricht, meint je nach Land etwas anderes.
Die deutsche Unterscheidung
Nach DIN 69901 und dem verbreiteten deutschen Sprachgebrauch formuliert der Auftraggeber im Lastenheft seine Anforderungen: was das System leisten soll und unter welchen Rahmenbedingungen. Der Auftragnehmer antwortet mit dem Pflichtenheft, das beschreibt, wie er diese Anforderungen umsetzen will. Das Pflichtenheft wird nach Freigabe zur verbindlichen Grundlage der Umsetzung.
Der Schweizer Sprachgebrauch
In der Schweiz, insbesondere in öffentlichen Ausschreibungen, heisst das Anforderungsdokument des Auftraggebers in der Regel Pflichtenheft. Es enthält Ausgangslage, Anforderungen, Rahmenbedingungen und oft die Eignungs- und Zuschlagskriterien. Die Lösungsbeschreibung des Anbieters ist dann Teil des Angebots, etwa als Konzept oder Lösungsbeschrieb. Wer mit deutschen und Schweizer Partnern arbeitet, sollte zu Beginn klären, welche Bedeutung gilt.
Was in ein gutes Anforderungsdokument gehört
Unabhängig vom Namen: Ziele und Ausgangslage, Systemgrenzen und Schnittstellen, funktionale und nicht funktionale Anforderungen mit Priorität, Akzeptanzkriterien, Rahmenbedingungen wie Datenschutz, Sicherheit und Betrieb, ein Glossar und die Quellen der Anforderungen aus der Stakeholder-Analyse. Was die Lösung technisch vorschreibt, gehört nur hinein, wenn es eine echte Vorgabe ist; sonst schränkt es den Wettbewerb unnötig ein.
Vorbefassung beachten
Wer als Berater ein Pflichtenheft für eine Vergabestelle erstellt, sollte die Regeln zur Vorbefassung kennen, bevor er an der späteren Ausschreibung teilnimmt.