Checkliste: KI in Kanzleien und Treuhandbüros sicher einsetzen
Für: Anwaltskanzleien, Notariate, Treuhand- und Revisionsunternehmen
Aktualisiert: 2026-10
KI kann in Kanzleien und Treuhandbüros viel Zeit sparen, berührt aber Berufsgeheimnis und Datenschutz unmittelbar. Sicher wird der Einsatz mit geklärten Geheimhaltungspflichten, Werkzeugen mit Vertrag und ohne Training auf Mandantendaten, minimierten Daten, der Prüfung jeder Aussage und Fundstelle, Transparenz gegenüber Mandanten sowie Richtlinie und Schulung.
In vielen Kanzleien und Treuhandbüros nutzen Mitarbeitende bereits KI-Werkzeuge für Entwürfe, Übersetzungen oder Zusammenfassungen. Anders als in den meisten Branchen geht es hier aber um Informationen, die einem besonderen Geheimnisschutz unterliegen und oft besonders schützenswerte Personendaten enthalten.
Diese Checkliste beschreibt die organisatorischen und technischen Schritte für einen verantwortbaren Einsatz. Sie ersetzt keine berufsrechtliche Beurteilung; diese bleibt bei der Kanzlei und gegebenenfalls bei der zuständigen Standesorganisation oder Aufsicht.
Die Checkliste
- 01
Geheimhaltungspflichten klären
Festhalten, welche Pflichten gelten: das strafrechtlich geschützte Berufsgeheimnis für Anwältinnen, Notare und revisionspflichtige Prüfer, vertragliche und gesetzliche Verschwiegenheit im Treuhandbereich. Daraus folgt, unter welchen Bedingungen externe Dienstleister überhaupt einbezogen werden dürfen.
Erledigt, wenn: Die anwendbaren Geheimhaltungspflichten und die Bedingungen für den Beizug von Dienstleistern sind schriftlich festgehalten.
- 02
Nur geeignete Werkzeuge zulassen
Für Mandatsinformationen ausschliesslich Werkzeuge mit Unternehmenskonto, Vertrag, ausgeschlossenem Training auf Eingaben, bekanntem Verarbeitungsort und klarer Speicherdauer verwenden. Verbraucherkonten sind für Mandatsdaten tabu.
Erledigt, wenn: Eine Liste zugelassener Werkzeuge mit Prüfergebnis liegt vor, und private Konten sind für Mandatsdaten ausgeschlossen.
- 03
Mandantendaten minimieren
Nur so viel in ein Werkzeug geben, wie für die Aufgabe nötig ist. Namen, Adressen und identifizierende Details wo möglich entfernen oder ersetzen, besonders bei sensiblen Mandaten.
Erledigt, wenn: Die Richtlinie enthält Beispiele, welche Angaben vor der Nutzung zu entfernen sind.
- 04
Verarbeitungsort und Auslandbekanntgabe prüfen
Klären, wo der Anbieter Daten verarbeitet und welche Unterauftragsbearbeiter beteiligt sind. Für Drittstaaten ohne Angemessenheit braucht es geeignete Garantien und eine dokumentierte Prüfung.
Erledigt, wenn: Verarbeitungsorte und Grundlagen der Auslandbekanntgabe sind pro Werkzeug dokumentiert.
- 05
Jede Aussage und Fundstelle prüfen
KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Urteile, Gesetzesartikel und Fundstellen werden an der Primärquelle geprüft, weil Sprachmodelle überzeugend klingende, aber erfundene Zitate erzeugen können. Fristen und Termine werden nie aus einem KI-Ergebnis übernommen.
Erledigt, wenn: Die Prüfpflicht ist festgehalten, mit ausdrücklicher Regel für Fundstellen und Fristen.
- 06
Transparenz gegenüber Mandanten
Festlegen, wie Mandanten über den Einsatz von KI informiert werden, etwa in den Mandatsbedingungen. Wer einen Chatbot auf der Website einsetzt, kennzeichnet ihn als KI und lässt ihn keine fachlichen Auskünfte geben.
Erledigt, wenn: Mandatsbedingungen oder Mandanteninformation enthalten eine Regelung zum KI-Einsatz.
- 07
Richtlinie und Schulung
Eine kurze Nutzungsrichtlinie mit zugelassenen Werkzeugen, Datenregeln und Prüfpflicht einführen und alle Mitarbeitenden schulen, einschliesslich Sekretariat und Lernende. Teilnahme dokumentieren.
Erledigt, wenn: Richtlinie ist in Kraft, und die Schulung ist mit Teilnahme dokumentiert.
- 08
Vorfälle und Überprüfung
Einen Meldeweg festlegen, falls Mandatsinformationen in ein nicht zugelassenes Werkzeug gelangt sind, und die Regeln in einem festen Rhythmus überprüfen.
Erledigt, wenn: Meldeweg und Überprüfungstermin sind festgelegt und mit dem Ablauf für Datenschutzverletzungen verknüpft.
Häufige Fehler
- —Mandatsdaten in Verbraucherkonten von KI-Werkzeugen, bei denen Training aktiv ist.
- —Ungeprüft übernommene Fundstellen oder Urteile aus einem KI-Ergebnis.
- —KI-Funktionen in bestehender Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware, die ohne Prüfung aktiviert wurden.
- —Ein Website-Chatbot, der fachliche Auskünfte gibt und damit Erwartungen an eine Beratung weckt.
- —Regeln nur für Anwältinnen, nicht aber für Sekretariat, Lernende und externe Mitarbeitende.
Was diese Checkliste nicht abdeckt
- —Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Beurteilung im Einzelfall bleibt bei der Kanzlei und der zuständigen Standesorganisation oder Aufsicht.
- —Sie behandelt den Einsatz von KI-Werkzeugen, nicht die Haftung für Beratungsfehler.
- —Für Treuhand- und Revisionsunternehmen können zusätzliche Pflichten aus Geldwäschereirecht oder Revisionsaufsicht gelten.
- —Sie gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder.
Übergeordnete Leistung: EU-AI-Act- & Compliance-Beratung
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Das Paket bringt den KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen in eine klare Form: eine Erstaufnahme aller KI-Werkzeuge, eine kurze, verständliche Nutzungsrichtlinie, die Prüfung der wichtigsten KI-Anbieter auf Datenverwendung und Verträge, einen schnellen Freigabeprozess und eine Kick-off-Schulung, die zugleich als Nachweis der Massnahmen nach Art. 4 AI Act dient.
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Ein interner KI-Assistent beantwortet Fragen auf Basis der eigenen Dokumente — Handbücher, Richtlinien, Verträge, Projektunterlagen — und nennt zu jeder Antwort die Quelle. Entscheidend sind Berechtigungen, damit jede Person nur sieht, was sie sehen darf, eine Evaluation der Antwortqualität und eine bewusste Wahl von Modell und Datenhaltung.
Häufige Fragen
Dürfen Anwältinnen und Anwälte überhaupt KI-Werkzeuge nutzen?
Grundsätzlich ja, sofern das Berufsgeheimnis gewahrt bleibt: geeignete Werkzeuge mit Vertrag, minimierte Daten und Dienstleister, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die Beurteilung im Einzelfall liegt bei der Kanzlei.
Warum ist die Prüfung von Fundstellen so wichtig?
Sprachmodelle können überzeugend klingende, aber erfundene Urteile und Fundstellen erzeugen. In mehreren Ländern wurden Eingaben mit solchen Zitaten von Gerichten gerügt.
Gilt der AI Act für Schweizer Kanzleien?
Nur soweit ein EU-Bezug besteht, etwa wenn KI-Ergebnisse in der EU verwendet werden. Unabhängig davon sind Berufsgeheimnis und Datenschutzgesetz massgeblich.
Wo hilft KI in Kanzleien am meisten?
Bei Entwürfen, Zusammenfassungen öffentlicher Quellen, Übersetzungen und der internen Suche in eigenen Vorlagen und Dokumenten — jeweils mit Prüfung durch eine Fachperson.
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