Fast jede öffentliche Ausschreibung sieht eine Frist vor, bis zu der Anbieter Fragen stellen können. Diese Fragerunde ist das einzige zulässige Gespräch mit der Vergabestelle während des Verfahrens, und sie wird von vielen Anbietern unterschätzt.
Ablauf
Die Ausschreibung nennt Frist und Form, meist schriftlich über simap oder per E-Mail. Die Vergabestelle sammelt die Fragen, beantwortet sie anonymisiert und stellt Fragen und Antworten allen Anbietern zur Verfügung. Die Antworten präzisieren oder ändern die Unterlagen und sind für die Angebote verbindlich. Wer sie nicht liest, riskiert ein Angebot an den Anforderungen vorbei.
Welche Fragen sich lohnen
Fragen zu unklaren Eignungskriterien und Nachweisen, zur Preisbewertungsmethode, zu Mengengerüsten und Annahmen, zu widersprüchlichen Stellen in den Unterlagen und zu Vertragsklauseln, die ein Risiko darstellen. Gute Fragen sind konkret, verweisen auf die Stelle in den Unterlagen und schlagen wenn möglich eine Klärung vor.
Was Fragen verraten
Weil alle Anbieter die Antworten sehen, verrät eine Frage auch etwas über den eigenen Lösungsansatz. Strategisch wichtige Ideen gehören deshalb ins Angebot, nicht in die Frage. Umgekehrt lohnt es sich, die Fragen der anderen zu lesen: Sie zeigen, worauf die Mitbewerber achten.
Fristen und Folgen
Nach Ablauf der Frist beantwortet die Vergabestelle keine Fragen mehr. Unklarheiten, die ein Anbieter nicht geklärt hat, gehen im Streitfall oft zu seinen Lasten. Wer Vorbehalte zu den Unterlagen hat, sollte sie in der Fragerunde anbringen, statt sie ins Angebot zu schreiben, wo sie zum Ausschluss führen können. Der zweite Kontrollpunkt des Bid/No-Bid-Entscheids liegt sinnvollerweise direkt nach der Fragerunde.