Der teuerste Fehler in der öffentlichen Beschaffung ist nicht das verlorene Angebot, sondern das Angebot, das nie hätte geschrieben werden sollen. Eine Offerte bindet Fachleute, Geschäftsleitung und oft externe Partner. Der Bid/No-Bid-Entscheid ist der Moment, an dem diese Kapazität vergeben wird, und er wird in vielen Unternehmen aus dem Bauch heraus getroffen.
Die Kriterien
Erstens die harte Eignung: Erfüllen wir alle K.-o.-Kriterien und Eignungskriterien, mit Nachweisen, die wir tatsächlich vorlegen können? Zweitens die Referenzen: Passen sie inhaltlich und in der Grösse? Drittens die Kapazität: Haben wir die verlangten Schlüsselpersonen im geforderten Zeitraum verfügbar? Viertens die Preisposition gegenüber den absehbaren Mitbewerbern. Fünftens die Gewinnwahrscheinlichkeit, abgeleitet aus den Zuschlagskriterien und der eigenen Erfolgshistorie. Sechstens die Vertragsrisiken: Konventionalstrafen, Haftung, Abnahmeregeln. Siebtens der strategische Wert, etwa der Einstieg bei einem neuen Auftraggeber.
Wann entschieden wird
Früh. Ein Entscheid zwei Tage vor Fristende ist kein Entscheid, sondern eine Kapitulation vor dem Aufwand, der bereits angefallen ist. Bewährt hat sich ein erster Entscheid innert weniger Tage nach Publikation auf Basis einer Kurzanalyse und ein zweiter Kontrollpunkt nach der Fragerunde, wenn die Antworten der Vergabestelle vorliegen.
Warum dokumentieren
Ein dokumentierter Entscheid mit Punktzahl und Begründung macht drei Dinge möglich: Er schützt vor Gefälligkeitsangeboten, er macht Entscheide vergleichbar, und er erlaubt im Rückblick die Frage, ob die eigene Einschätzung stimmte. Wer nach einem Jahr sieht, dass Angebote mit schwacher Referenzlage nie gewonnen wurden, entscheidet künftig anders.
Typische Fehler
Angebote abgeben, weil die Ausschreibung «gut passt», ohne die Eignungsnachweise geprüft zu haben. Angebote abgeben, um den Auftraggeber nicht zu verärgern. Und die Gewinnwahrscheinlichkeit überschätzen, weil man den Auftraggeber kennt. Eine strukturierte Abfolge mit prüfbaren Kriterien enthält unsere Checkliste zum Bid/No-Bid-Entscheid.