Öffentliche Ausschreibungen sind formal offen. Faktisch gewinnt, wer seine Kapazität auf die richtigen Verfahren konzentriert. Der Bid/No-Bid-Entscheid ist deshalb die wirtschaftlich wichtigste Entscheidung im ganzen Angebotsprozess, und er wird in vielen Unternehmen informell getroffen: Die Geschäftsleitung sieht eine Publikation auf simap, findet sie passend, und das Team beginnt zu schreiben. Dieser Beitrag beschreibt ein Raster, das diesen Moment strukturiert.
Warum der Entscheid so viel kostet
Ein Angebot bindet Fachleute, die in dieser Zeit nicht verrechenbar arbeiten, dazu Geschäftsleitung, Kalkulation und oft externe Partner. Bei komplexen Vorhaben mit mehreren Referenzen, Konzepten und Präsentationen kommt schnell ein erheblicher Betrag zusammen. Ein verlorenes Angebot ist dabei nicht das Problem; verlieren gehört dazu. Das Problem sind Angebote, die bei nüchterner Prüfung nie eine realistische Chance hatten.
Stufe 1: die K.-o.-Prüfung
Bevor irgendetwas bewertet wird, kommt eine binäre Prüfung. Erfüllen wir jedes Muss-Kriterium und jedes Eignungskriterium mit Nachweisen, die wir tatsächlich vorlegen können? Sind die verlangten Schlüsselpersonen im geforderten Zeitraum verfügbar, mit den verlangten Qualifikationen? Gibt es Gründe, die zu einem Ausschluss führen könnten, etwa eine Vorbefassung? Ein einziges Nein beendet die Prüfung. Das klingt banal, ist aber der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird.
Stufe 2: die Bewertung
Für die verbleibenden Verfahren hat sich eine einfache Punkteskala von eins bis fünf pro Kriterium bewährt, mit einer Gewichtung, die das Unternehmen einmal festlegt und dann konsequent anwendet:
- Passung der Referenzen in Inhalt, Grösse und Auftraggebertyp
- Stärke gegenüber den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung, insbesondere beim Preisanteil
- absehbare Wettbewerbssituation und eigene Preisposition
- Vertragsrisiken wie Konventionalstrafen, Haftung, Abnahme und Gewährleistung
- Aufwand für das Angebot im Verhältnis zum Auftragswert
- strategischer Wert, etwa der Einstieg bei einem neuen Auftraggeber oder in einen Rahmenvertrag
Die Skala ersetzt kein Urteil, sie macht es sichtbar. Ein Verfahren mit hoher strategischer Bedeutung und schwacher Referenzlage kann ein bewusstes Bid sein, aber dann als bewusste Investition und nicht als Hoffnung.
Die richtigen Zeitpunkte
Der erste Entscheid fällt innert weniger Tage nach der Publikation, auf Basis einer Kurzanalyse der Unterlagen. Ein zweiter Kontrollpunkt folgt nach der Fragerunde, wenn die Antworten der Vergabestelle vorliegen und Unklarheiten beseitigt sind. Ein dritter, kurzer Kontrollpunkt vor der Preiskalkulation verhindert, dass ein Angebot nur deshalb fertig geschrieben wird, weil schon viel Arbeit darin steckt.
Wer entscheidet
Gute Entscheide trennen Vorbereitung und Entscheidung. Eine Person bereitet die Fakten vor, idealerweise jemand, der das Angebot nicht selbst schreiben wird. Entschieden wird im kleinen Kreis mit Geschäftsleitung und fachlich verantwortlicher Person, und das Ergebnis wird mit Punktzahl und Begründung festgehalten. Ein dokumentiertes Nein ist ein Ergebnis, kein Versäumnis.
Aus Zuschlägen lernen
In der Schweiz werden Zuschläge über dem Schwellenwert publiziert. Wer die eigenen Ergebnisse mit den publizierten Zuschlägen verbindet, erkennt Muster: In welchen Kantonen und Auftragsgrössen gewinnen wir, gegen welche Mitbewerber verlieren wir regelmässig, welche Kriterien kosten uns Punkte? Nach einem Jahr lässt sich daraus die Gewichtung des eigenen Rasters kalibrieren. Diese Auswertung ist mühsam von Hand, aber der grösste Hebel für bessere Entscheide.
Sonderfälle
Bei einem Rahmenvertrag zählen Abrufmechanismus und Mengenschätzungen mehr als der Auftragswert auf dem Papier. Bei einer Bietergemeinschaft muss die K.-o.-Prüfung für jedes Mitglied einzeln erfolgen. Und im Einladungsverfahren ist die Gewinnchance oft höher, weil weniger Anbieter teilnehmen; der Aufwand lohnt sich dort eher, auch für kleinere Aufträge.
Drei Selbsttäuschungen
Erstens: «Wir kennen den Auftraggeber.» Persönliche Bekanntschaft ersetzt keine Punkte in der Bewertung. Zweitens: «Die Ausschreibung ist wie für uns geschrieben.» Das denken andere Anbieter auch. Drittens: «Wir müssen mitbieten, sonst laden sie uns nicht mehr ein.» Ein schwaches Angebot schadet der Beziehung mehr als ein begründeter Verzicht. Die Schritte als Checkliste mit prüfbaren Kriterien finden sich in der Checkliste zum Bid/No-Bid-Entscheid. Submira, unsere Plattform für öffentliche Ausschreibungen, stützt diesen Entscheid auf die eigene Erfolgsquote und die extrahierten K.-o.-Kriterien.