Kaum eine Kanzlei oder Praxis arbeitet allein. Sekretariat, Assistenz, Lernende und externe Dienstleister erhalten Einblick in Informationen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Das Strafgesetzbuch trägt dem Rechnung, indem es auch Hilfspersonen in die Pflicht nimmt.
Interne Hilfspersonen
Mitarbeitende, die der Berufsperson bei ihrer Tätigkeit helfen, sind klassische Hilfspersonen: Sekretariat, juristische Mitarbeitende, Assistenz, Lernende, Praktikantinnen. Sie unterstehen selbst dem Berufsgeheimnis. Für Anwältinnen und Anwälte verlangt Art. 13 BGFA ausdrücklich, dass sie für die Wahrung des Berufsgeheimnisses durch ihre Hilfspersonen sorgen — durch Auswahl, Instruktion und Aufsicht.
Externe Dienstleister
Schwieriger ist die Frage bei externen Dienstleistern wie IT-Betreuung, Cloud-Anbietern, Übersetzungsbüros oder KI-Diensten. Ob sie als Hilfspersonen gelten, hängt nach verbreiteter Auffassung davon ab, wie eng sie in die Berufsausübung eingebunden sind und ob sie den Weisungen der Berufsperson unterstehen. Die Frage ist in der Lehre umstritten. In der Praxis hat sich deshalb ein vorsichtiges Vorgehen bewährt, das unabhängig von der Einordnung trägt.
Was in der Praxis gilt
Externe Dienstleister werden vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet und über das Berufsgeheimnis informiert. Sie erhalten nur den Zugang, den ihre Aufgabe erfordert. Daten werden wo möglich verschlüsselt, sodass der Anbieter sie nicht im Klartext einsehen kann. Die Verwendung der Informationen für eigene Zwecke, etwa zum Training von KI-Modellen, wird ausgeschlossen. Und die Berufsperson wählt den Anbieter sorgfältig aus und überprüft die Einhaltung. Bei Unsicherheit empfiehlt sich die Rücksprache mit der zuständigen Standesorganisation.
Bedeutung für KI-Werkzeuge
Für KI-Werkzeuge gelten dieselben Grundsätze wie für andere externe Dienste, mit zwei Besonderheiten: Viele Verbraucherangebote erlauben dem Anbieter, Eingaben zu verwenden, und Verarbeitungsort und Speicherdauer sind oft nicht vertraglich geregelt. Für Mandatsinformationen kommen deshalb nur Unternehmenszugänge mit Vertrag und ausgeschlossenem Training in Frage. Die Prüfung beschreibt die Checkliste zur Prüfung von KI-Anbietern.