In Kanzleien und Treuhandbüros ist KI längst im Alltag angekommen: für Entwürfe, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Recherche. Der Nutzen ist real, denn ein grosser Teil der Arbeit besteht aus Texten. Gleichzeitig arbeiten diese Berufe mit Informationen, die einem besonderen Geheimnisschutz unterliegen und oft besonders schützenswerte Personendaten enthalten. Dieser Beitrag beschreibt, wie der Einsatz verantwortbar wird.
Das Berufsgeheimnis zuerst
Anwältinnen und Anwälte, Notare und Revisoren, die nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, unterstehen dem strafrechtlich geschützten Berufsgeheimnis. Treuhänder sind vertraglich und je nach Tätigkeit gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Für den Einsatz von KI heisst das: Werden Mandatsinformationen an einen externen Dienst gegeben, muss sichergestellt sein, dass dieser wie eine Hilfsperson zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, nur so viel erfährt wie nötig und die Informationen nicht für eigene Zwecke verwendet. Die berufsrechtliche Beurteilung im Einzelfall liegt bei der Kanzlei und gegebenenfalls bei der zuständigen Standesorganisation.
Datenschutz kommt hinzu
Mandatsakten enthalten oft besonders schützenswerte Personendaten, etwa zu Gesundheit, Strafverfahren oder finanziellen Verhältnissen. Nach dem revidierten DSG ist ein KI-Anbieter in der Regel Auftragsbearbeiter; es braucht einen Vertrag, und bei Verarbeitung ausserhalb der Schweiz und der EU eine Grundlage für die Bekanntgabe ins Ausland. Wo ein hohes Risiko besteht, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung angezeigt. Die Regeln für Auslandbekanntgaben beschreibt der Beitrag zu Datentransfers.
Die richtigen Werkzeuge
Der wichtigste Unterschied liegt in der Kontoart. Bei Verbraucherkonten vieler KI-Werkzeuge können Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden; bei Unternehmenszugängen ist das häufig vertraglich ausgeschlossen. Für Mandatsinformationen kommen deshalb nur Werkzeuge mit Unternehmenskonto, Vertrag, ausgeschlossenem Training, bekanntem Verarbeitungsort und klarer Speicherdauer in Frage. Ebenso wichtig: KI-Funktionen, die in bestehender Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware neu auftauchen, vor der Nutzung prüfen.
Daten minimieren
Viele Aufgaben brauchen keine identifizierenden Angaben. Ein Vertragsentwurf lässt sich mit Platzhaltern statt Namen verbessern, eine Zusammenfassung öffentlicher Urteile braucht gar keine Mandatsdaten. Wer sich angewöhnt, Namen, Adressen und Details vor der Eingabe zu entfernen, senkt das Risiko erheblich, ohne auf den Nutzen zu verzichten.
Jede Fundstelle prüfen
Sprachmodelle formulieren überzeugend, auch wenn sie irren. In mehreren Ländern haben Gerichte Eingaben gerügt, die erfundene Urteile und Fundstellen aus KI-Werkzeugen enthielten. Für Kanzleien gilt deshalb eine einfache Regel: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Urteile, Gesetzesartikel und Fundstellen werden an der Primärquelle geprüft, und Fristen werden nie aus einem KI-Ergebnis übernommen.
Transparenz gegenüber Mandanten
Mandanten erwarten, dass ihre Angelegenheiten vertraulich und sorgfältig behandelt werden. Eine kurze Regelung in den Mandatsbedingungen, wie KI eingesetzt wird und welche Schutzmassnahmen gelten, schafft Klarheit. Wer auf der Website einen Chatbot einsetzt, muss ihn als KI kennzeichnen, wenn der AI Act anwendbar ist, und sollte ihn keine fachlichen Auskünfte geben lassen; die Abwägung beschreibt die Entscheidungshilfe KI-Chatbot oder Website-Suche.
Organisation statt Verbote
Ein Verbot von KI-Werkzeugen wird in der Praxis umgangen. Wirksamer ist ein kurzer Rahmen: zugelassene Werkzeuge, Datenregeln mit Beispielen, Prüfpflicht, Meldeweg bei Vorfällen und eine Schulung für alle, einschliesslich Sekretariat und Lernende. Die Schritte im Detail beschreibt die Checkliste zum KI-Einsatz in Kanzleien; den Aufbau einer allgemeinen Richtlinie die Checkliste zur KI-Nutzungsrichtlinie.
Wo KI tatsächlich hilft
Bei Entwürfen und Umformulierungen, bei Zusammenfassungen öffentlicher Quellen, bei Übersetzungen und bei der Suche in den eigenen Vorlagen und Dokumenten. Für den letzten Punkt lohnt sich ein interner Assistent, der ausschliesslich auf die eigenen Unterlagen zugreift und zu jeder Antwort die Quelle nennt; das beschreibt unser Angebot interner KI-Assistent mit Quellenangaben. Für die Einführung eines Rahmens mit Werkzeugprüfung und Schulung gibt es das Paket KI-Richtlinie und Anbieterprüfung.