Die Identifizierung beim Onboarding beantwortet, wer der Kunde ist. Die Transaktionsüberwachung beantwortet, ob das, was danach geschieht, zu diesem Kunden passt. Sie ist der laufende Teil der Geldwäschereibekämpfung und in Prüfungen regelmässig der Bereich mit den meisten Feststellungen.
Rechtliche Grundlage
Das Geldwäschereigesetz verlangt besondere Abklärungen, wenn Transaktionen ungewöhnlich erscheinen oder Anhaltspunkte für erhöhte Risiken bestehen. Die Geldwäschereiverordnung der FINMA verlangt von den beaufsichtigten Instituten eine wirksame Überwachung der Geschäftsbeziehungen und Transaktionen; Banken und Wertpapierhäuser müssen dafür ein informatikgestütztes System einsetzen. Für Finanzintermediäre, die einer SRO angeschlossen sind, konkretisiert das jeweilige Reglement die Anforderungen, oft mit der Möglichkeit, bei geringem Volumen manuell zu überwachen.
Wie Überwachung funktioniert
Grundlage ist das Profil der Geschäftsbeziehung: erwartete Herkunft und Höhe der Mittel, übliche Gegenparteien, Länder und Zahlungsmuster. Regeln und Szenarien prüfen Abweichungen davon, etwa Zahlungen aus oder in Länder mit erhöhtem Risiko, Bargeldbewegungen, auffällige Stückelungen, rasche Weiterleitungen oder Beträge, die nicht zur bekannten Herkunft der Mittel passen. Treffer werden als Alarm einer verantwortlichen Person zugewiesen.
Der eigentliche Engpass: Alarme
Die meisten Alarme sind Fehlalarme. Entscheidend ist, wie mit ihnen umgegangen wird: Jede Schliessung braucht eine nachvollziehbare Begründung, wiederkehrende Fehlalarme gehören in eine Kalibrierung der Regeln, und echte Auffälligkeiten müssen ohne Verzögerung in eine besondere Abklärung münden. Ein System, das viele Alarme erzeugt, die ohne Begründung geschlossen werden, ist in einer Prüfung schlechter als ein einfacheres System mit sauberer Dokumentation.
Family Offices und kleine Institute
Wenige, dafür grosse Transaktionen verändern die Logik. Statt statistischer Muster zählt die Plausibilisierung jedes grösseren Vorgangs gegen das Mandatsprofil und die dokumentierte Herkunft des Vermögens. Dafür braucht es kein teures Monitoring-System, aber einen festen Ablauf: Wer prüft, gegen welche Angaben, und wo wird das Ergebnis festgehalten? Der Audit-Trail ist hier wichtiger als die Technik.