Viele KMU nehmen an öffentlichen Ausschreibungen nicht teil, weil sie die passenden Verfahren nicht finden oder zu spät davon erfahren. Dabei ist die Publikation in der Schweiz weitgehend zentralisiert. Die Schwierigkeit liegt weniger im Zugang als in der Auswahl: Wer jeden Tag hunderte Publikationen durchsieht, übersieht die wenigen, die passen.
simap als zentrale Plattform
Bund, Kantone und Gemeinden publizieren ihre Ausschreibungen auf simap.ch, der gemeinsamen Plattform für das öffentliche Beschaffungswesen. Dort erscheinen Verfahren im offenen und selektiven Verfahren, Zuschläge und Berichtigungen. Die Publikationen sind nach CPV-Codes, also standardisierten Klassifikationen von Leistungen, sowie nach Auftraggeber und Region filterbar. Ab den Schwellenwerten ist die Publikation Pflicht; viele Vergabestellen publizieren auch darunter freiwillig.
Was nicht auf simap erscheint
Aufträge im Einladungsverfahren und im freihändigen Verfahren werden nicht öffentlich ausgeschrieben. Ein beträchtlicher Teil kleinerer Aufträge läuft so. Dafür muss man bekannt sein: durch Referenzen bei derselben Vergabestelle, durch Teilnahme an offenen Verfahren und durch Sichtbarkeit dort, wo Beschaffende recherchieren.
Aufträge im EU-Raum
Für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte ist das Amtsblatt der EU mit der Datenbank TED (Tenders Electronic Daily) die zentrale Quelle. Schweizer Anbieter können sich an vielen EU-Verfahren beteiligen; Eignungsnachweise, Sprache und Einreichungsweg folgen dann den Regeln des jeweiligen Mitgliedstaats.
Warum Stichwortsuchen nicht reichen
Vergabestellen beschreiben dieselbe Leistung sehr unterschiedlich. Ein Auftrag für eine Fachanwendung heisst einmal «Software», einmal «Informatiklösung», einmal «Digitalisierung des Bewilligungsprozesses», auf Französisch oder Italienisch wieder anders. CPV-Codes helfen, werden aber nicht immer präzise vergeben. Wer nur nach wenigen Stichwörtern sucht, übersieht passende Verfahren; wer zu breit sucht, ertrinkt in Treffern.
Ein Ablauf, der funktioniert
- Profil schärfen: Festlegen, welche Leistungen, Auftragsgrössen, Regionen und Auftraggeber realistisch sind, abgeleitet aus den eigenen Referenzen.
- Mehrsprachig suchen: Begriffe auf Deutsch, Französisch und Italienisch sowie passende CPV-Codes verwenden.
- Täglich prüfen, schnell entscheiden: Neue Publikationen innert eines Tages sichten und den Bid/No-Bid-Entscheid früh treffen.
- Zuschläge auswerten: Publizierte Zuschläge zeigen, wer zu welchen Bedingungen gewinnt, und helfen, das Profil zu kalibrieren.
- Beziehungen pflegen: Für Einladungsverfahren bei den Vergabestellen bekannt sein, deren Aufträge passen.
Werkzeuge
Die Suche auf simap lässt sich mit gespeicherten Abfragen teilweise automatisieren. Spezialisierte Werkzeuge gehen weiter: Submira, unsere Plattform für öffentliche Ausschreibungen, meldet Verfahren über semantische Suchprofile, auch wenn die Vergabestelle andere Begriffe verwendet, und zieht K.-o.-Kriterien mit Seitenverweis aus den Unterlagen. Alle Inhalte zum Thema bündelt die Themenwelt öffentliche Beschaffung.