Fast jede Organisation, die seit Jahren Kundenbeziehungen führt, hat einen Bestand, der nicht mehr dem heutigen Standard entspricht. Dokumente sind abgelaufen, Strukturen haben sich verändert, Risikoeinstufungen stammen aus einer anderen Zeit. KYC-Remediation ist das Projekt, das diesen Bestand geordnet auf den aktuellen Stand bringt.
Typische Auslöser
Neue Vorschriften, etwa die seit dem 1. Oktober 2026 geltende Revision des Geldwäschereigesetzes oder das TJPG. Befunde einer SRO-Prüfung oder Revision. Die Übernahme eines Kundenbestands von einem anderen Haus. Ein Systemwechsel, bei dem sichtbar wird, wie lückenhaft die Daten sind. Oder die Erkenntnis, dass periodische Überprüfungen über Jahre nicht stattgefunden haben.
Priorisieren nach Risiko
Ein Bestand lässt sich nicht auf einmal nachführen. Die Reihenfolge folgt dem risikobasierten Ansatz: zuerst Beziehungen mit erhöhtem Risiko, dann solche mit den grössten Lücken, dann der Rest. Für jede Gruppe wird festgelegt, was als vollständig gilt, und eine Frist gesetzt. Ohne diese Definition wird Remediation zu einer Daueraufgabe ohne Ende.
Der Ablauf pro Beziehung
Bestandsaufnahme: Was liegt vor, was fehlt, was ist veraltet? Anschreiben: eine klare Liste mit Begründung und Frist, statt einer allgemeinen Bitte um Unterlagen. Prüfung: eingegangene Unterlagen gegen die Anforderungen, inklusive Sanktions- und Medienprüfung. Neubewertung des Risikos. Abschluss mit Datum und verantwortlicher Person.
Wenn Kunden nicht mitwirken
Nicht alle Kunden liefern. Für diesen Fall braucht es vorab eine Regel: Erinnerung, Eskalation, Einschränkung der Beziehung und letztlich Beendigung. Diese Entscheidung ist unangenehm, aber sie gehört zur Sorgfaltspflicht. Eine Beziehung, deren Dokumentation nicht vervollständigt werden kann, ist ein Risiko, das man bewusst tragen oder beenden muss, nicht eines, das man vergisst.
Dokumentation und Nachhaltigkeit
Am Ende zählt der Nachweis: welche Beziehung wann nachgeführt wurde, mit welchem Ergebnis. Ein sauberer Audit-Trail erspart bei der nächsten Prüfung die Rekonstruktion. Und damit Remediation nicht alle paar Jahre wiederholt werden muss, sollte der Ablauf danach in eine laufende Überprüfung mit festen Rhythmen und Auslösern übergehen.